e-İrsaliye Hakkında Sık Sorulan Sorular ve Cevapları

e-İrsaliye, malın sevki sırasında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik ortamda hazırlanıp GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilen hâlidir. Kağıt irsaliyeden farkı, belgenin matbaada bastırılmış bir cilde değil, standart bir elektronik yapıya dayanması ve tarafların sistem üzerinden birbirine yanıt dönebilmesidir. Uygulamaya yeni geçen firmaların bize en sık sorduğu soruları ve kısa cevaplarını tek sayfada topladık. Daha ayrıntılı anlatım isteyen başlıklarda ilgili yazılarımıza bağlantı verdik.

e-İrsaliye kağıt irsaliyenin yerine mi geçiyor?

Evet. e-İrsaliye kapsamına giren bir mükellef, sevk irsaliyesini artık elektronik olarak düzenler; aynı sevkiyat için ayrıca kağıt irsaliye kesmez. Bu, irsaliye yükümlülüğünün ortadan kalktığı anlamına gelmez — sadece belgenin biçimi ve iletim yolu değişir. Sevkiyatta araçta bulundurulmak üzere belgenin kağıt çıktısı alınabilir; bu çıktı yeni bir belge değil, elektronik belgenin görüntüsüdür.

Neden e-İrsaliye kullanmalıyım? Sadece zorunluluk için mi?

Zorunluluk en görünür sebep, ama tek sebep değil. Elektronik irsaliyede sevk tarihi ve saati, taşıyan bilgileri, plaka ve kalem bilgileri standart alanlar hâlinde tutulduğu için sevkiyat ile faturanın eşleşmesi kolaylaşır. Kayıp cilt, okunmayan el yazısı, "irsaliyeyi bulamıyoruz" türü arşiv sorunları biter. Alıcı tarafında da mal girişinin belge ile karşılaştırılması hızlanır; eksik ya da fazla teslimlerde tarafların elinde aynı kayıt bulunur. Muhasebe açısından en büyük kazanç, dönem sonunda irsaliye–fatura kontrolünün elle değil sistem üzerinden yapılabilmesidir.

e-İrsaliye kimler için zorunlu, nasıl başvurulur?

Kapsam, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği sektör ve ciro ölçütlerine göre belirlenir ve zaman içinde genişler. Bu yüzden "benim firmam kapsamda mı" sorusunun cevabını güncel tebliğ ve kılavuzdan teyit etmek gerekir. Genel kural olarak e-İrsaliye kullanabilmek için önce e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmak gerekir; başvuru mali mühür ya da e-imza ile yapılır. Adımların tamamını e-İrsaliyeyi kimler düzenler ve nasıl başlanır yazımızda anlattık. Mühür temini konusunda takıldıysanız mali mühür başvuru rehberimiz yol gösterir.

Belgeyi ne zaman düzenlemem gerekiyor?

e-İrsaliye, malın fiilen yola çıkmasından önce oluşturulup gönderilir. Denetimde ilk bakılan alanlardan biri sevk tarihi ve saatidir; bu yüzden "gün sonunda topluca keselim" alışkanlığı e-İrsaliyede risklidir. Sevk anı, alıcısı önceden belli olmayan sevkiyatlar ve tolerans süresi gibi ayrıntılar için e-İrsaliye ne zaman düzenlenir ve gönderilir yazımıza bakabilirsiniz.

Alıcı kapsam dışıysa ne yapacağım?

Alıcının e-İrsaliye kullanıcısı olmaması, sizin yükümlülüğünüzü değiştirmez. Belgeyi yine elektronik olarak düzenlersiniz; alıcıya belgenin kağıt çıktısını verirsiniz. Sistem üzerinden yanıt dönemeyeceği için karşılıklı yanıt akışı işlemez, ancak belge sizin tarafınızda usulüne uygun düzenlenmiş olur.

Sistem çöktüğünde, internet kesildiğinde ne olacak?

Kılavuzda tanımlanmış arıza ve kesinti hâllerinde matbu irsaliye kullanılabilir. Burada iki noktaya dikkat etmek gerekir: kesinti giderildiğinde aynı sevkiyat için ikinci kez elektronik belge düzenleyip mükerrer kayıt oluşturmamak ve matbu belgenin hangi gerekçeyle kullanıldığını kayıt altına almak. Hangi hâllerde kağıt düzenlenebileceğini e-İrsaliye düzenlenmeyen durumlar yazımızda ayrıntılı ele aldık.

Yanlış düzenlenen e-İrsaliye nasıl düzeltilir?

Elektronik belgede kağıttaki gibi üzerini çizip düzeltme yoktur. Belge alıcı tarafından reddedilebilir ya da düzenleyen tarafından iptal edilebilir; hangisinin uygulanacağı fiilî sevkiyatın gerçekleşip gerçekleşmediğine göre değişir. Ayrımı e-İrsaliyenin reddi ve iptali yazımızda açıkladık. Alıcı hiç yanıt dönmezse faturanın nasıl düzenleneceği konusunda ise yanıt dönülmediğinde ne yapılır yazımız yol gösterir.

Faturayı irsaliye yerine kullanabilir miyim?

Belirli koşullarda fatura irsaliye yerine geçebilir; ancak bu, e-İrsaliye kapsamındaki her sevkiyat için geçerli bir kısayol değildir. Koşulları ve sık yapılan hatayı e-Fatura irsaliye yerine geçer mi yazımızda topladık.

Geçiş sırasında en çok nerede takılınıyor?

Sahada gördüğümüz üç tipik sorun var: belge düzenleme yetkisinin muhasebede kalıp depoya taşınmaması (sevkiyat muhasebeci telefona bakana kadar bekliyor), ürün kodu ve ölçü birimi tanımlarının stok kartlarında standarda uygun olmaması ve alıcı yanıtlarının kimse tarafından takip edilmemesi. Üçü de teknik değil, iş akışı sorunudur; geçiş öncesinde çözülürse uygulama sorunsuz oturur. e-İrsaliye hizmetimiz kapsamında bu hazırlığı birlikte yapıyoruz.