e-İrsaliye Yanıtı Dönülmediğinde Fatura Nasıl Düzenlenir?

15 Aralık 2020

e-İrsaliye kullanan işletmelerin sahada en çok takıldığı durum şudur: mal gönderildi, irsaliye iletildi ama alıcı yanıt vermedi. Peki bu durumda fatura kesilir mi, beklenir mi? Bu yazıda konuyu ele alıyoruz.

e-İrsaliye yanıtı nedir?

e-İrsaliye'de sevkiyat elektronik olarak bildirilir ve alıcının malı teslim aldığına dair bir yanıt dönmesi beklenir. Bu yanıt, malın ne kadarının kabul edildiğini gösterir: tamamı alınmış olabilir, kısmen alınmış olabilir ya da hiç kabul edilmemiş olabilir. Yani yanıt, sevkiyatın fiilen nasıl sonuçlandığının kaydıdır. Bu mekanizma, kağıt irsaliyede olmayan bir netlik sağlar.

Neden yanıt gelmiyor?

Uygulamada yanıtın gelmemesi sanıldığından yaygındır ve nedeni genellikle teknik değildir. Alıcı tarafta sistemi takip eden kimse olmayabilir, süreç depoya bildirilmemiş olabilir ya da yanıt verme alışkanlığı henüz yerleşmemiş olabilir. Yani sorun çoğu zaman operasyoneldir, yazılımsal değil.

Fatura beklemeli mi?

Buradaki kritik ilke şudur: faturanın süresi, irsaliye yanıtına bağlı değildir. Fatura, mal teslimi veya hizmet ifasından itibaren mevzuatta öngörülen süre içinde düzenlenmelidir. Alıcı yanıt vermiyor diye faturayı süresiz beklet­mek, sizi gecikme riskine sokar. Süre konusunu e-Faturada 7 Günlük Sürenin Önemi yazımızda ele almıştık. Yani yanıt beklerken süreyi kaçırmak, çözdüğünüzden büyük bir sorun yaratır.

Pratik yaklaşım

Genel kabul gören yaklaşım, fiili duruma göre hareket etmektir: mal fiilen teslim edildiyse ve bir itiraz yoksa, sevkiyat gerçekleşmiş sayılır ve fatura buna göre düzenlenir. Yanıt gelmemesi, malın teslim edilmediği anlamına gelmez. Ancak kısmi kabul ya da iade söz konusuysa, faturanın fiili duruma göre düzenlenmesi gerekir; aksi hâlde sonradan düzeltme gerekir. Düzeltme mekanizmalarını İptal ve İtiraz Süreçleri yazımızda anlattık.

Asıl çözüm: karşı tarafı sürece dahil etmek

Yanıt sorununun kalıcı çözümü teknik değil ilişkiseldir. Düzenli çalıştığınız müşterilerinize, e-İrsaliye yanıtının kendi lehlerine de olduğunu anlatmak işe yarar: yanıt verdiklerinde eksik/fazla teslimat kayda geçer ve mutabakat tartışmaları biter. Yanıt verilmeyen bir sevkiyatta, ileride çıkacak bir anlaşmazlıkta iki tarafın da elinde kayıt olmaz.

İç takip önerisi

"Yanıt bekleyen irsaliyeler" listesini haftalık gözden geçirin. Uzun süre yanıtsız kalan sevkiyatlar, çoğu zaman bir operasyonel sorunun (eksik teslimat, iletişim kopukluğu) erken habercisidir.

Destek

ERC Soft olarak e-İrsaliye kurulumunda depo, sevkiyat ve muhasebe tarafını birlikte ele alıyor, yanıt takibini işletilebilir hâle getiriyoruz. Destek sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.