SAP'ta Gelen e-Fatura ve Onay Süreçleri

SAP e-Fatura projelerinin çoğu giden faturaya odaklanır; oysa asıl operasyonel yük çoğu zaman gelen fatura tarafındadır. Tedarikçiden gelen binlerce faturanın sipariş ve mal girişiyle eşleştirilmesi, onaydan geçirilmesi ve süresinde yanıtlanması gerekir. Bu sayfada SAP ortamında gelen e-Fatura ve onay süreçlerini ele alıyoruz.

Gelen fatura neden ayrı bir dünya?

Giden faturada veriyi siz üretirsiniz; gelen faturada ise başkasının ürettiği belgeyi doğru yorumlamak zorundasınız. Tutar, vergi, ürün ve miktar bilgisinin sizin siparişinizle ve teslim aldığınız malla örtüşüp örtüşmediğini kontrol etmeniz gerekir. Bu, MM (malzeme yönetimi) ve FI tarafını birlikte ilgilendiren bir iştir. Gelen belgelerdeki temel kontrolleri Gelen e-Faturalarda Geçerlilik Kontrolleri yazımızda ele almıştık.

3'lü eşleştirme (three-way match)

Gelen fatura yönetiminin kalbi, satınalma dünyasında "üçlü eşleştirme" denen kontroldür: sipariş (ne sipariş ettim), mal girişi (ne teslim aldım) ve fatura (ne için para isteniyor) birbirini tutmalıdır. Üçü örtüşüyorsa fatura onaya hazırdır; örtüşmüyorsa bir sapma vardır ve incelenmesi gerekir. SAP bu eşleştirmeyi sistematik yapabilir; kritik olan, gelen e-Faturanın bu akışa otomatik düşmesidir. Belge elle giriliyorsa, üçlü eşleştirmenin değeri büyük ölçüde kaybolur.

Onay akışı

Eşleştirmeden geçen fatura, tutarına ve masraf yerine göre bir onay zincirinden geçer: ilgili yönetici, bütçe sahibi, muhasebe. İyi kurulmuş bir akışta bu adımlar sistem üzerinde ilerler; onaylar iz bırakır ve hiçbir fatura "birinin masasında" kaybolmaz. Onay süreçlerinin dijitalleşmesi, hem hızı hem de denetlenebilirliği artırır.

Süre: sessiz kalmak kabul demektir

Gelen e-Faturada en çok gözden kaçan konu süredir. Ticari fatura senaryosunda, tanınan süre içinde yanıt verilmezse fatura kabul edilmiş sayılır. Yani gelen kutusunu takip etmemek, istemediğiniz bir faturayı üstlenmenize yol açabilir. Senaryo ve itiraz mekanizmalarını e-Faturada İptal ve İtiraz Süreçleri yazımızda anlattık. Onay akışının bu yasal süreyle uyumlu tasarlanması şarttır.

Muhasebeye ve deftere etkisi

Onaylanan her gelen fatura, gider ve KDV tarafında sonuç doğurur ve e-Defter kayıtlarınıza yansır. Belge ile kayıt arasındaki tutarsızlıklar otomatik kontrollerde görünür hâle gelir; bu konuyu Denetim Robotu yazımızda ele almıştık. Dolayısıyla gelen fatura yönetimi yalnızca satınalma değil, doğrudan uyum meselesidir.

Sık yaşanan tıkanmalar

• Gelen belgenin siparişle otomatik eşleşmemesi (elle arama)
• Onay zincirinin tanımlı olmaması; faturaların bir kişide birikmesi
• Fiyat/miktar sapmalarında ne yapılacağının belirsiz olması
• Yanıt süresinin takip edilmemesi

ERC Soft ile

Gelen fatura akışı, SAP tarafındaki eşleştirme/onay ile e-Dönüşüm tarafındaki belge alımının buluştuğu yerdir. ERC Soft olarak e-Belge altyapısını sağlıyor, SAP tarafındaki kurulum için Taxten iş ortaklığımızla çalışıyoruz. Teknik çerçeve için SAP e-Fatura Entegrasyonu sayfamıza bakabilirsiniz.