Gelen e-Faturalarda Geçerlilik Kontrolleri

30 Nisan 2021

e-Fatura denince akla genellikle fatura kesmek gelir. Oysa gelen faturaların doğru şekilde karşılanması da en az kesmek kadar önemlidir. Yanlış kabul edilen bir belge, sonradan hem vergisel hem ticari sorun doğurur. Bu yazıda gelen e-Faturalarda yapılması gereken kontrolleri ele alıyoruz.

Önce senaryoyu görün

Gelen belgenin temel mi yoksa ticari fatura mı olduğu, elinizdeki hakları belirler. Ticari faturada kabul/ret yanıtı verebilirsiniz; ret yanıtı belgeyi hükümsüz kılar. Temel faturada ise böyle bir yanıt mekanizması yoktur; itiraz farklı yollarla yapılır. Dolayısıyla ilk bakılacak şey senaryodur. Ayrıntılar için e-Faturada İptal ve İtiraz Süreçleri yazımıza bakabilirsiniz.

Süreye dikkat

Ticari faturada yanıt için tanınmış bir süre vardır. Bu süre içinde yanıt verilmezse fatura kabul edilmiş sayılır. Yani sessiz kalmak kabul anlamına gelir. Gelen kutusunu düzenli takip etmemek, istemediğiniz bir faturayı üstlenmenize yol açabilir. Bu, uygulamada en pahalıya mal olan ihmallerden biridir.

İçerik kontrolleri

Belge geldiğinde şunlara bakın: bilgiler doğru mu (unvan, vergi bilgileri), tutar ve vergi oranı beklenen gibi mi, ürün/hizmet gerçekten teslim alındı mı, sipariş ya da sözleşmeyle örtüşüyor mu, daha önce aynı belge gelmiş mi (mükerrer fatura). Bu kontroller elle yapıldığında, yoğun dönemlerde atlanır. Sistem üzerinden otomatik eşleştirme (sipariş–irsaliye–fatura) en sağlıklı yöntemdir.

Beklemediğiniz bir fatura geldiyse

Hiç ilişkiniz olmayan ya da hatalı bir fatura gelmesi mümkündür. Böyle bir durumda yapılacak şey beklemek değil, süresi içinde ret ya da itiraz yolunu işletmektir. Sonradan "biz zaten kabul etmemiştik" demek, kayıt yoksa bir anlam ifade etmez. İtirazın da ispat edilebilir bir yöntemle yapılması gerekir.

Muhasebe tarafına etkisi

Kabul edilen her fatura, gider ve KDV tarafında sonuç doğurur ve e-Defter kayıtlarınıza yansır. Belge ile kayıt arasındaki tutarsızlıklar otomatik kontrollerde görünür hâle gelir; bu konuyu Denetim Robotu yazımızda ele almıştık. Dolayısıyla gelen fatura yönetimi, sadece satın alma değil, uyum meselesidir.

Pratik öneri

Gelen e-Fatura kutusunu sahipsiz bırakmayın: kim, hangi sıklıkla kontrol edecek ve kim onaylayacak? Bu iki soru netse, süre kaynaklı sürprizler biter. ERC Soft olarak gelen belge akışını da kapsayan kurulumlar yapıyoruz. Destek sayfamıza göz atabilirsiniz.