e-Faturada İptal ve İtiraz Süreçleri

11 Mart 2019

Yanlış bir fatura düzenlendiğinde ya da gelen bir faturaya itiraz edilmesi gerektiğinde ne yapılır? Kağıt düzende fatura yırtılıp yenisi yazılabiliyordu; elektronik düzende ise belge silinmez, usulüne uygun düzeltilir. Bu yazıda iptal ve itiraz mekanizmalarını açıklıyoruz.

Önce senaryoyu belirleyin

e-Fatura'da iki temel senaryo vardır. Ticari fatura senaryosunda alıcı, belgeye kabul veya ret yanıtı verebilir; ret yanıtı verildiğinde fatura hüküm ifade etmez. Temel fatura senaryosunda ise böyle bir yanıt mekanizması yoktur; belge alıcıya ulaştığı anda geçerlidir. Dolayısıyla düzeltme yolu, hangi senaryonun kullanıldığına göre değişir. Bu ayrım, sürecin tamamını belirlediği için ilk bakılacak noktadır.

Temel faturanın iptali

Temel senaryoda ret yanıtı olmadığı için, iptal ihtiyacı doğduğunda farklı bir yol izlenir. Taraflar arasında mutabakat varsa iptal talebi sistem üzerinden iletilir ve karşı tarafın onayıyla süreç tamamlanır. Mutabakat yoksa, itiraz yolları devreye girer. Burada önemli olan, iptalin de kayıt altında ve süresi içinde yapılmasıdır; sözlü mutabakat tek başına yeterli değildir.

İtiraz nasıl yapılır?

Faturaya itiraz, ticari hayatın normal bir parçasıdır: mal eksik gelmiş, hizmet verilmemiş ya da tutar hatalı olabilir. İtirazın belirli bir süre içinde ve ispat edilebilir bir yöntemle yapılması gerekir. Sistem üzerinden yapılan iptal/itiraz bildirimleri, bu ispatı doğal olarak sağlar. Ayrıca noter, taahhütlü mektup veya kayıtlı elektronik posta gibi klasik yöntemler de kullanılabilir. Hangi yolu seçerseniz seçin, süreye dikkat etmek şarttır.

e-Arşiv Fatura'da durum farklı

e-Arşiv Fatura'da alıcı sistemde kayıtlı olmadığı için yanıt mekanizması bulunmaz. Bu nedenle iptal işlemi, düzenleyen tarafından sistem üzerinden yapılır ve raporlanır. e-Arşiv'de iptal edilen bir belgenin durumu, raporlama akışında görünür. Bu farkı bilmemek, e-ticaret gibi yüksek hacimli işlemlerde ciddi karışıklık yaratır.

İade faturası mı, iptal mi?

Sık karıştırılan bir konu: her hatalı durum iptal gerektirmez. Mal iadesi söz konusuysa, çoğu zaman doğru yol alıcının iade faturası düzenlemesidir. İptal ise belgenin baştan hükümsüz kılınmasıdır. Hangi mekanizmanın uygun olduğu, işlemin niteliğine ve zamanlamasına bağlıdır; tereddütte mali müşavirinize danışmak en sağlıklısıdır.

Pratik tavsiye

İptal ve itirazların çoğu, baştan yapılan hatalardan doğar: yanlış alıcı, yanlış tutar, yanlış belge türü. Mükellef sorgulamasını ve alan kontrollerini otomatikleştirmek, bu işlerin büyük kısmını gereksiz kılar. ERC Soft olarak süreci bu gözle kuruyor, iptal/itiraz gerektiğinde de yol gösteriyoruz. Destek sayfamıza bakabilirsiniz.