e-Faturada 7 Günlük Sürenin Önemi

24 Mart 2021

e-Fatura dünyasında sık duyulan ama tam olarak anlaşılmayan konulardan biri süredir. "Faturayı ne zamana kadar kesebilirim?" sorusu, aslında ceza riskiyle doğrudan ilgilidir. Bu yazıda faturalama süresinin mantığını ve pratikte neye dikkat edilmesi gerektiğini ele alıyoruz.

Sürenin kaynağı

Vergi mevzuatı, mal teslimi veya hizmet ifasından itibaren faturanın belirli bir süre içinde düzenlenmesini öngörür. Bu süre, belgenin işlemle aynı dönemde ve gerçeğe uygun biçimde kayda girmesini sağlamak içindir. Kağıt ya da elektronik olması bu yükümlülüğü değiştirmez; ancak elektronik düzende faturanın ne zaman düzenlendiği kayıt altındadır. Yani gecikme artık görünürdür.

Neden bu kadar önemli?

Kağıt düzende gecikmiş bir fatura, tarihi geriye yazılarak "düzeltilebiliyordu". e-Fatura'da bu mümkün değildir: belge imzalandığı anda zaman bilgisiyle sisteme girer. Bu konuyu ayrıntılı ele aldığımız Geriye Dönük e-Fatura Düzenlenebilir mi? yazımıza bakabilirsiniz. Dolayısıyla süreyi kaçırdığınızda, bunu gizlemenin bir yolu yoktur; doğru yaklaşım, süreci baştan aksatmamaktır.

Sürenin hesabı

Süre, teslim ya da hizmetin gerçekleştiği andan itibaren işler. Burada en sık yapılan hata, sürenin fatura kesme niyetinden değil işlemin gerçekleştiği tarihten başladığının unutulmasıdır. Ayrıca sürenin sonu ile ay/dönem sonunun çakıştığı durumlar özellikle dikkat ister: işlem bir dönemde gerçekleşip fatura sonraki döneme sarkarsa, muhasebe tarafında dönemsellik sorunu doğar. Güncel süre ve istisnalar için mali müşavirinize ve yürürlükteki mevzuata başvurun.

Gecikmenin sonuçları

Süresinde düzenlenmeyen fatura, hiç düzenlenmemiş sayılabilecek muamelelere ve usulsüzlük riskine yol açabilir. Bunun ötesinde ticari bir sonucu daha vardır: geciken fatura, geciken tahsilat demektir. Yani konu yalnızca ceza değil, nakit akışıdır. Birçok işletme bunu ancak alacakları sarktığında fark eder.

Asıl çözüm: süreci sisteme bağlamak

Faturaların gecikmesi neredeyse her zaman elle yürütülen süreçlerin sonucudur: teslim yapılır, evrak birinin masasında bekler, fatura günler sonra kesilir. Sipariş–sevkiyat–faturalama zinciri sisteminizde bağlıysa, teslim edilen mal faturasız kalmaz. Sevkiyat tarafında e-İrsaliye kullanıyorsanız, irsaliye ile fatura ilişkisi bu takibi kendiliğinden sağlar.

Pratik kontrol

Haftalık olarak "teslim edilmiş ama faturalanmamış" listesini gözden geçirin. Bu tek alışkanlık, süre kaynaklı sorunların büyük kısmını ortadan kaldırır. ERC Soft olarak bu zinciri kurup takip edilebilir hâle getiriyoruz. Çözümlerimiz sayfamıza göz atabilirsiniz.