Geriye Dönük e-Fatura Düzenlenebilir mi?

19 Temmuz 2018

"Faturayı kesmeyi unutmuşuz, geçen ayın tarihiyle kesebilir miyiz?" e-Dönüşüm dünyasında en sık sorulan sorulardan biri budur. Kısa cevap: faturanın düzenlenme tarihi geçmişe alınamaz. Bu yazıda nedenini ve böyle bir durumda ne yapılması gerektiğini açıklıyoruz.

Neden geriye dönük kesilemiyor?

Kağıt faturada, elinizdeki matbu belgeye istediğiniz tarihi yazmak fiziksel olarak mümkündü; doğruluğu ancak sonradan sorgulanırdı. e-Fatura'da ise belge imzalandığı anda zaman damgalı biçimde sisteme girer. Yani belgenin ne zaman üretildiği kayıt altındadır ve sonradan değiştirilemez. Bu, e-Fatura'nın güvenlik mimarisinin doğal bir sonucudur: belgenin bütünlüğünü ve zamanını garanti eden mekanizma, aynı zamanda geriye dönük düzenlemeyi de imkânsız kılar.

Faturanın süresi

Vergi mevzuatı, mal teslimi veya hizmet ifasından itibaren faturanın belirli bir süre içinde düzenlenmesini öngörür. Bu süre kaçırıldığında, fatura yine düzenlenir ancak gerçek tarihiyle, yani düzenlendiği günün tarihiyle kesilir. Geç düzenlenmiş olmanın usulsüzlük açısından sonuçları olabilir; bu nedenle gecikmeyi fark ettiğinizde durumu mali müşavirinizle değerlendirmeniz doğru olur. Süreler ve sonuçları güncel mevzuata göre değiştiği için, kesin rakamlar yerine yürürlükteki düzenlemeye bakmak gerekir.

Peki dönem farkı olursa?

En sık yaşanan sıkıntı, işlemin bir dönemde gerçekleşip faturanın sonraki dönemde kesilmesidir. Burada muhasebe tarafında dönemsellik ilkesi devreye girer ve kaydın doğru döneme atılması gerekir. Belge tarihi ile kayıt dönemi arasındaki bu ilişki, e-Defter kayıtlarında da tutarlı görünmelidir. Otomatik kontrollerin çalıştığı bir düzende, belge ile beyan arasındaki dönem uyumsuzlukları kolayca tespit edilir.

Yanlış belge kesildiyse ne yapılır?

Geriye dönük tarih atmak yerine doğru yol, mevcut hatayı usulüne uygun düzeltmektir. Duruma göre iptal, itiraz ya da iade faturası mekanizmaları kullanılır. e-Fatura'da ticari senaryoda alıcının ret yanıtı, temel senaryoda ise iptal/itiraz süreçleri işletilir; e-Arşiv Fatura tarafında ise iptal işlemi farklı yürür. Önemli olan düzeltmenin de kayıt altında ve zamanında yapılmasıdır.

Asıl çözüm: süreci otomatikleştirmek

Unutulan faturalar neredeyse her zaman elle yürütülen süreçlerin sonucudur. Sipariş, sevkiyat ve faturalama sisteminiz birbirine bağlıysa, teslim edilen bir mal faturasız kalmaz. ERC Soft olarak bu zinciri kurup takip edilebilir hâle getiriyoruz. Çözümlerimiz sayfamıza göz atabilirsiniz.