e-İrsaliye Ne Zaman Düzenlenir ve Gönderilir? Sevk Anı Kuralı

01 Aralık 2020

e-İrsaliye uygulamasına geçen firmaların sahada en çok takıldığı konu belgenin içeriği değil, zamanlamasıdır. Kağıt irsaliyede sürücüye elden verilen bir nüsha yeterliydi; e-İrsaliyede ise belgenin mal araca yüklenip yola çıkmadan önce düzenlenmiş ve elektronik ortamda iletilmiş olması gerekir. "e-İrsaliye ne zaman düzenlenir, sevkiyat başladıktan sonra kesilebilir mi?" sorusunun kısa yanıtı şudur: belge, fiili sevk anından önce oluşturulur; sevkiyat başladıktan sonra geriye dönük düzenlenmez.

Sevk tarihi ve saati neden kritik?

e-İrsaliyede sevk tarihi ve saati, belgenin üzerinde yer alan ve denetimde ilk bakılan alanlardan biridir. Yol kontrolünde aracın durdurulduğu an ile belgedeki sevk anı karşılaştırılır. Bu nedenle sevk saatinin "yaklaşık" girilmesi, sabah topluca hazırlanan belgelerde saatin gün başına sabitlenmesi ya da akşam toplu düzenleme alışkanlığı risk yaratır. Doğru yaklaşım, belgeyi mal çıkışının yapıldığı işlemle aynı anda oluşturmak ve sevk saatini gerçek çıkış saati olarak girmektir.

Uygulama kılavuzunda, belgenin düzenlenmesi ile sisteme iletilmesi arasında kısa bir tolerans süresi tanımlanmıştır; yani belgeyi oluşturup dakikalarca bekletmek, aracı bu sırada yola çıkarmak beklenen davranış değildir. Bu sürenin bugün için geçerli değerini GİB e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu üzerinden teyit etmenizi öneririz; kılavuz zaman zaman güncellenmektedir.

Sevkiyat başladıktan sonra fark edilen eksikler

Araç yola çıktıktan sonra belgede hata olduğu anlaşılırsa yapılacak iş geriye dönük düzeltme değildir. Bu noktada iki ayrı mekanizma devreye girer: alıcının belgeyi reddetmesi ya da düzenleyenin belgeyi iptal etmesi. İkisinin hangi durumda kullanılacağını ve fiili sevkiyat sürerken iptalin neden riskli olduğunu e-İrsaliyenin reddi ve iptali yazımızda ayrıntılı anlattık. Pratikte en sağlıklısı, mal hâlâ yoldayken belgeyi iptal etmek yerine teslimatın belgeli tamamlanmasını sağlamak, düzeltmeyi fatura aşamasında yapmaktır.

Alıcı tarafın yanıt dönmemesi de sevkiyatı durdurmaz. Yanıt beklenirken faturanın nasıl düzenleneceğini e-İrsaliye yanıtı dönülmediğinde yazımızda bulabilirsiniz.

Alıcısı sevk anında belli olmayan sevkiyatlar: "muhtelif müşteriler"

Araç dolaşarak satış yapan, pazar yerine mal götüren ya da sabah çıkarken hangi müşteriye ne kadar bırakacağı belli olmayan firmalar için ayrı bir soru vardır: alıcı bilinmiyorken belge nasıl düzenlenir? Bu tür sevkiyatlarda mal, alıcı bilgileri yerine "muhtelif müşteriler" biçiminde tanımlanarak sevk edilir; belge, aracın çıkışında düzenlenir. Satış gerçekleştikçe her müşteri için ilgili belge ayrıca oluşturulur.

Bu yöntemi kullanırken üç noktaya dikkat edin:

• Araca yüklenen toplam miktar ile gün sonunda satılan ve dönen miktarın birbirini tutması gerekir; sayım farkı en sık burada çıkar.
• Aracın çıkışında düzenlenen belge, gün içinde yapılan satışların yerine geçmez; satış belgeleri ayrıca düzenlenir.
• Dönüş yükü (satılamayıp depoya geri gelen mal) için de belge düzeni gerekir; bu adım çoğu firmada atlanır.

Kapsam dışı alıcıya sevkiyatta zamanlama

Alıcının e-İrsaliye kullanmıyor olması, sizi belgeyi zamanında düzenleme yükümlülüğünden kurtarmaz. Bu durumda belge yine elektronik olarak oluşturulur, sürücüye ise belgenin kağıt çıktısı verilir. Hangi hâllerde irsaliye düzenlenmesine hiç gerek olmadığını ve sistem arızası gibi istisnalarda matbu belgeye ne zaman dönülebileceğini e-İrsaliye düzenlenmeyen durumlar yazımızda toparladık. Faturanın irsaliye yerine geçtiği hâller için ise e-Fatura irsaliye yerine geçer mi? yazımıza bakabilirsiniz.

Sahada işleyen düzen nasıl kurulur?

Zamanlama sorunlarının kaynağı çoğunlukla mevzuat değil, iş akışıdır. Belgeyi muhasebe biriminin gün sonunda düzenlediği firmalarda sevk saati kaçınılmaz olarak kayar. Kalıcı çözüm, e-İrsaliye düzenleme yetkisini sevkiyatın yapıldığı noktaya (depo, sevkiyat şefi, terminal) taşımak ve ERP tarafında mal çıkış fişi ile belgenin tek işlemde oluşmasını sağlamaktır. Uygulamaya yeni geçiyorsanız e-İrsaliyeyi kimler düzenler, nasıl başlanır yazımız ve e-İrsaliye hizmet sayfamız başlangıç için yol gösterir.