e-İrsaliyenin Reddi ve İptali Nasıl Yapılır?

03 Şubat 2021

e-İrsaliyenin reddi ve iptali, sevkiyat süreçlerinde en çok karıştırılan iki işlemdir. Mal alıcıya hiç ulaşmadığında, yanlış firmaya gönderildiğinde ya da belge hatalı düzenlendiğinde ne yapılacağı çoğu zaman sevkiyat anında değil, ay sonu kontrollerinde fark edilir. Bu yazıda e-İrsaliyede red, kısmi kabul ve iptal kavramlarının farkını, hangi durumda hangisinin kullanılacağını ve sahada en sık yaşanan sorunları anlatıyoruz.

e-İrsaliye yanıtı: kabul, red ve kısmi kabul

Kağıt irsaliyede alıcı, teslim aldığı malı fiziksel nüsha üzerine imzalayarak kabul ederdi. e-İrsaliyede bu imzanın karşılığı e-İrsaliye yanıtıdır. Alıcı, kendisine gelen e-İrsaliyeyi sistem üzerinden değerlendirir ve üç tür yanıttan birini döner:

• Kabul: Sevk edilen mal, belgede yazdığı gibi teslim alınmıştır.
• Red: Belgeye konu mal hiç teslim alınmamıştır ya da belge alıcıyla ilgisizdir.
• Kısmi kabul: Malın bir kısmı teslim alınmış, kalanı alınmamış ya da iade edilmiştir. Bu durumda teslim alınan miktar yanıtta belirtilir.

Yanıt, alıcının kendi çözümü üzerinden gönderilir ve düzenleyene sistem üzerinden döner. Yanıt için Gelir İdaresi Başkanlığı kılavuzlarında bir süre tanımlıdır; güncel süre ve teknik ayrıntı için GİB'in yürürlükteki e-İrsaliye uygulama kılavuzuna bakmanızı öneririz.

Red hangi durumda kullanılır?

Red, "belgeyi beğenmedim" anlamına gelen bir işlem değildir. Fiilen bir teslim gerçekleşmediğinde ya da belge tamamen yanlış tarafa düzenlendiğinde başvurulur. Uygulamada en sık görülen red gerekçeleri şunlardır:

• Mal hiç gelmemiş, sevkiyat yola çıkmadan iptal edilmiştir.
• Belge, aynı grup içindeki başka bir şirkete ait sevkiyat için yanlışlıkla sizin VKN'nize düzenlenmiştir.
• Araç yüklenmiş ancak teslimat gerçekleşmeden geri dönmüştür.

Buna karşılık, malın miktarı eksik geldiyse ya da bir kısmı hasarlı çıktıysa doğru işlem red değil kısmi kabuldür. Tamamı teslim alınmış, sadece fiyat veya açıklama alanında hata varsa yanıt mekanizması değil, faturalama aşamasındaki düzeltme yolu kullanılır; bu konuda e-Faturada iptal ve itiraz yazımız yol gösterir.

e-İrsaliye iptal edilebilir mi?

Red işlemini alıcı yapar; iptal ise belgeyi düzenleyen tarafın işlemidir. Düzenleyici, gönderdiği e-İrsaliyeyi belirli koşullarda ve kılavuzda tanımlı süre içinde iptal edebilir. En tipik senaryo, sevkiyat henüz başlamadan siparişin iptal olması ya da belgenin mükerrer düzenlendiğinin fark edilmesidir.

Burada kritik nokta şudur: mal fiilen yola çıktıysa ve sevk gerçekleştiyse belgeyi iptal ederek durumu geriye almak doğru yaklaşım değildir. Fiili sevkiyatın belgesiz kalması, denetimde açıklanması zor bir tabloya yol açar. Yolda hasar, iade ya da eksik teslim varsa süreç iptalle değil, kısmi kabul ve iade işlemleriyle yürütülür.

Red ile iptal arasındaki fark özet

• Red alıcının işlemidir, belge sistemde kalır ancak teslim alınmadığı kayıt altına alınır.
• İptal düzenleyenin işlemidir ve belgenin hiç düzenlenmemiş sayılmasını amaçlar.
• Red gerekçesi mutlaka yanıt alanına yazılmalıdır; boş bırakılan red, karşı tarafta "neden reddedildi" trafiği yaratır.
• Her iki işlem de sistemde iz bırakır; bu iz, ileride yaşanacak cari hesap tartışmalarında sizin lehinize delildir.

Sahada en sık yaşanan sorunlar

Uzun yıllardır e-Dönüşüm destek masasında en çok karşılaştığımız üç durum var. Birincisi, alıcı firmanın e-İrsaliye yanıtını hiç dönmemesi. Bu durumda ne yapılacağını e-İrsaliye yanıtı dönülmediğinde yazımızda ayrıntılı anlattık. İkincisi, depo personelinin yanıt ekranını hiç görmemesi: e-İrsaliye yanıtı çoğu firmada muhasebeye düşer, oysa malı teslim alan depodur. Yanıt yetkisi doğru birime verilmediğinde red ve kısmi kabuller günlerce beklemede kalır.

Üçüncüsü ise iptal ile reddin birbirinin yerine kullanılması. Alıcının "sen iptal et" demesi üzerine düzenlenen belgenin iptal edilmesi, fiilen teslim edilmiş mallarda kayıt boşluğu yaratır. Doğru işleyiş, teslim durumunun belgeye olduğu gibi yansıtılmasıdır.

Süreci sağlamlaştırmak için

e-İrsaliyeye yeni geçtiyseniz ya da geçiş hazırlığındaysanız, kapsam ve başlangıç adımları için e-İrsaliyeyi kimler düzenler, nasıl başlanır yazımıza; uygulamanın genel çerçevesi için e-İrsaliye çözümlerimiz sayfamıza göz atabilirsiniz. Red ve kısmi kabul akışını devreye almadan önce depo, sevkiyat ve muhasebe ekiplerinin aynı ekranı görebildiğinden emin olun; e-İrsaliyede en pahalı hatalar teknik değil, yetki ve iletişim kaynaklıdır. Portal veya entegrasyon tarafında takıldığınız bir nokta olursa destek ekibimize yazabilirsiniz.