e-İrsaliye: Kimler Düzenler, Nasıl Başlanır?

8 Nisan 2018

e-İrsaliye, malın sevkiyatı sırasında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir. Kağıt irsaliyenin araçta bulundurulduğu düzenin yerini, elektronik ortamda üretilen ve iletilen bir belge alır. Bu yazıda kimlerin kapsamda olduğunu, belgenin nasıl işlediğini ve geçiş için nelere hazırlanmak gerektiğini anlatıyoruz.

e-İrsaliye tam olarak nedir?

Sevk irsaliyesi, malın fiziksel hareketini belgeler; fatura ise ticari işlemi. e-İrsaliye, bu sevk belgesinin elektronik olarak düzenlenip GİB üzerinden alıcıya iletilmesidir. Belge elektronik olduğu için sevkiyat anında sistemde kayıtlıdır; bu da malın yolculuğunun izlenebilir olması anlamına gelir. Araçta, belgenin elektronik olarak düzenlendiğini gösteren bir çıktı veya elektronik erişim bulundurulur.

Kimler düzenlemek zorunda?

e-İrsaliye yükümlülüğü, kural olarak e-Fatura kapsamındaki mükellefler arasından belirli kriterleri taşıyanları ilgilendirir. Ciro eşiği ve sektör bazlı belirlemeler zaman içinde genişletilmiş, özellikle belirli ürün gruplarında (örneğin akaryakıt, tütün, demir-çelik gibi izlemeye tabi alanlarda) kapsam öne çekilmiştir. Eşikler ve sektör listeleri dönemsel olarak güncellendiğinden, kendi durumunuzu GİB'in yürürlükteki tebliğinden teyit etmelisiniz. Genel eğilim, kapsamın her yıl biraz daha genişlemesi yönündedir.

e-İrsaliye ile e-Fatura ilişkisi

Sık sorulan bir soru: e-İrsaliye kullanmak için e-Fatura ile aynı yöntemi mi seçmek gerekir? Hayır. e-Fatura'yı entegratör üzerinden kullanan bir firma, e-İrsaliye'de farklı bir yöntem tercih edebilir; ikisi birbirine bağlı değildir. Yine de pratikte, her iki belgeyi aynı altyapı üzerinden yönetmek hem takip hem de destek açısından çok daha kolaydır. İrsaliye ile fatura arasındaki ilişkinin tutarlı kurulması, denetimlerde en sık bakılan noktalardan biridir.

Geçiş için hazırlık

e-İrsaliye, e-Fatura'dan farklı olarak sahayla iç içedir: sevkiyat yapan depo, araç ve şoför sürecin parçasıdır. Bu nedenle teknik kurulum kadar operasyonel hazırlık da önemlidir. Depo sisteminiz ile belge altyapınız arasındaki entegrasyon otomatik değilse, sevkiyat anında gecikme yaşanır. Ayrıca personelin, sevkiyat sırasında belgeyi nasıl üreteceğini ve nasıl ibraz edeceğini net bilmesi gerekir. Geçişi sevkiyatın yoğun olmadığı bir döneme planlamak en akıllıcasıdır.

ERC Soft desteği

e-İrsaliye kurulumunda depo, ERP ve muhasebe tarafını birlikte ele almak gerekir. ERC Soft olarak bu üç ayağı birbirine bağlayan kurulumlar yapıyor, sorun anında yanınızda oluyoruz. Destek sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.