e-İrsaliye Düzenlenmeyen Durumlar ve Matbu İrsaliye Kullanımı

03 Mart 2021

e-İrsaliye kapsamına giren firmaların en çok sorduğu sorulardan biri şudur: "Artık her sevkiyatta e-İrsaliye düzenlemek zorunda mıyız, elimizdeki matbu irsaliye koçanlarını hiç kullanamayacak mıyız?" Uygulamada iki ayrı konu sık sık birbirine karışıyor: irsaliye düzenlenmesine hiç gerek olmayan durumlar ile irsaliye düzenlenmesi gerektiği hâlde belgenin elektronik değil matbu (kağıt) olarak düzenlenebildiği durumlar. Bu yazıda ikisini ayrı ayrı, sahadan örneklerle açıklıyoruz.

Önce ayrımı netleştirelim

e-İrsaliye, kağıt sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir; belgenin hukuki niteliği değişmez, sadece düzenlenme, iletilme ve saklanma biçimi değişir. Dolayısıyla "kağıt irsaliye düzenlemem gerekmeyen bir durum" zaten "e-İrsaliye düzenlemem gerekmeyen bir durum" demektir. e-İrsaliyenin temel mantığı ve kimlerin kapsamda olduğu için e-İrsaliyeyi kimler düzenler, nasıl başlanır yazımıza ve e-İrsaliye çözümlerimiz sayfasına bakabilirsiniz.

İrsaliye düzenlenmesine gerek olmayan tipik durumlar

• Fiili bir mal sevkiyatı yoksa. Hizmet satışlarında, danışmanlık, kira, komisyon gibi işlemlerde ortada taşınan bir mal olmadığı için irsaliye söz konusu değildir. Aynı şekilde yalnızca fatura düzenlenip malın sonradan alıcı tarafından teslim alınmadığı, stokta bekletildiği durumlarda irsaliye sevkiyat anında düzenlenir.
• Fatura, malın teslimi sırasında düzenlenmiş ve üzerinde sevk bilgisi yer alıyorsa. Belirli koşullarda fatura irsaliye yerine geçebilir; bu durumda ayrıca irsaliye düzenlenmesi beklenmez. Koşulları ve dikkat edilecek noktaları e-Fatura / e-Arşiv fatura irsaliye yerine geçer mi yazımızda ayrıntılı anlattık.
• Mal hareketi işletme dışına çıkmıyorsa. Aynı iş yeri içinde reyondan depoya, üretim hattından ambara yapılan iç hareketlerde sevk belgesi düzenlenmesi gerekmez; bunlar stok hareketi olarak izlenir. Şubeler veya farklı adresteki depolar arası taşımalarda ise sevk belgesi gerekir.
• Alıcı malı kendi aracıyla iş yerinizden alıyorsa bile sevkiyat vardır; burada belge düzenleme yükümlülüğü ortadan kalkmaz, yalnızca taşıyan taraf değişir. Bu nokta sahada en çok yanlış bilinen konulardan biridir.

Matbu (kağıt) irsaliye düzenlenebilecek durumlar

e-İrsaliye kapsamında olsanız da, elektronik belge üretmenizin fiilen mümkün olmadığı hâllerde belgenin kağıt olarak düzenlenmesine izin verilir. Bunlar istisnai ve geçici durumlardır:

• Sistem arızası ve kesintiler: Kendi sisteminizde, özel entegratörünüzde veya Gelir İdaresi tarafındaki kaynaklı bir arıza, bakım ya da erişim kesintisi nedeniyle e-İrsaliye üretilemiyorsa sevkiyat durmaz; belge matbu olarak düzenlenir.
• Elektrik ve internet kesintisi: Depoda ya da sevkiyat noktasında elektrik veya internet olmaması hâlinde de aynı istisna geçerlidir.
• Mali mühür / e-imza kaynaklı sorunlar: Mührün arızalanması, PIN'in bloke olması gibi durumlarda belge imzalanamayacağı için kağıt düzenlenebilir. Bu ihtimale karşı mali mühür süreçlerini önceden planlamak önemlidir.

Bu istisnalarda ortak kural şudur: kağıt belge, matbaa baskılı veya noter tasdikli geçerli bir irsaliye olmalı ve üzerinde ilgili istisna nedeni belirtilmelidir. Bu nedenle e-İrsaliyeye geçen firmaların bir miktar matbu irsaliyeyi acil durum için elde tutması yerinde olur. Elektronik belgelerin hangi hâllerde kağıt düzenlenebileceğine dair genel çerçeveyi e-belgeler hangi durumda kağıt düzenlenir yazımızda topladık.

Sık karıştırılan üç nokta

1. Alıcı e-İrsaliye kullanmıyor diye kağıt düzenlenmez. Kapsamdaysanız belgeyi yine elektronik düzenlersiniz; kapsam dışı alıcıya belgenin kağıt çıktısı sevkiyat sırasında araçta bulundurulmak üzere verilir. Çıktı, belgenin kendisi değil görüntüsüdür.

2. Kesinti geçtikten sonra belge sisteme girilmez. Matbu düzenlenen irsaliye kağıt belge olarak kalır; sonradan "aynı sevkiyat için" bir de e-İrsaliye düzenlemek mükerrer kayda yol açar.

3. Yanıt beklenirken sevkiyat durmaz. Alıcının belgeye yanıt dönmemesi ayrı bir konudur; bunun için e-İrsaliye yanıtı dönülmediğinde yazımıza bakın. Belgenin reddi ve iptali arasındaki farkı ise e-İrsaliyenin reddi ve iptali yazımızda anlattık.

Firmanız için pratik öneri

İstisna durumları nadiren yaşanır ama yaşandığında sevkiyat baskısı altında karar verilir. Bu yüzden depoda "e-İrsaliye üretilemiyorsa ne yapılır" başlıklı tek sayfalık bir talimat bulundurmak, matbu irsaliye stoğunu ve mali mühür yedeğini kontrol etmek en etkili önlemdir. İstisna nedenlerinin ve sürelerin güncel hâli için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın yayımladığı e-İrsaliye uygulama kılavuzunu esas alın; kılavuz zaman zaman güncellenmektedir.