Elektronik Belgeler Hangi Durumlarda Kağıt Düzenlenebilir?

26 Nisan 2018

e-Fatura ya da e-Arşiv kapsamındaki bir işletmede sistem çöktüğünde, internet kesildiğinde ya da GİB tarafında bir aksaklık olduğunda ne yapılır? Satış durur mu? Bu yazıda, elektronik belge düzeninde kağıt belge düzenlenebilecek istisnai hâlleri ele alıyoruz.

Kural: elektronik, istisna: kağıt

Kapsamdaki bir mükellef için ana kural bellidir: belge elektronik düzenlenir. Ancak mevzuat, sürecin tamamen durmasını önlemek için sınırlı istisnalar tanımlar. Bu istisnalar bir "tercih" değil, zorunluluk hâlleridir; yani "bugün elektronik kesmek istemedim" gerekçesiyle kağıda dönülemez. İstisnanın amacı ticareti durdurmamaktır.

Tipik istisna hâlleri

Uygulamada kabul gören durumlar genellikle şunlardır: mükellefin kendi sisteminde kaynaklanmayan, idarenin sistemlerinde yaşanan kesintiler; elektrik ve internet altyapısındaki genel arızalar; mali mühür ya da imza aracında beklenmedik teknik sorun; ve doğal afet gibi olağanüstü koşullar. Bu hâllerde, aksaklık süresince kağıt belge düzenlenebilir. Kritik nokta şudur: aksaklığın belgelenebilir olması gerekir.

Kağıt düzenlerken dikkat edilecekler

İstisna hâlinde düzenlenen kağıt belge, gelişigüzel bir kağıt değildir; matbu, anlaşmalı matbaada bastırılmış ve usulüne uygun bir fatura olmalıdır. Bu nedenle kapsamdaki işletmelerin, hiç kullanmayacaklarını düşünseler bile acil durum için bir miktar matbu belge bulundurması yaygın ve makul bir pratiktir. Ayrıca kesinti süresince düzenlenen belgelerin kaydını ve kesintiye ilişkin kanıtı (duyuru, arıza kaydı, ekran görüntüsü) saklamak gerekir.

Aksaklık sonrası ne yapılır?

Sistem normale döndüğünde, kesinti sırasında kağıt olarak düzenlenen belgelerin muhasebe kayıtlarına doğru biçimde işlenmesi gerekir. Burada en sık yapılan hata, kağıt belgelerin sonradan "unutulması" ve e-Defter kayıtlarıyla belgeler arasında tutarsızlık doğmasıdır. Otomatik kontrollerin devrede olduğu bir düzende bu tür boşluklar hızla görünür hâle gelir. Bu nedenle kesinti sonrası mutabakat, sürecin ayrılmaz parçasıdır.

Riski azaltmanın yolu

İstisnaya hiç ihtiyaç duymamak en iyisidir. Bunun yolu; kesintiye dayanıklı bir altyapı, yedekli internet, mühür araçlarının doğru saklanması ve ulaşılabilir bir destek hattıdır. Sorun çıktığında saatlerce kimseye ulaşamamak, kısa bir aksaklığı günlük bir krize çevirir. ERC Soft olarak bu noktada fark yaratıyoruz: kurulumu sağlam yapıyor, sorun anında gerçekten ulaşılabiliyoruz. Destek sayfamıza göz atabilirsiniz.