e-Fatura veya e-Arşiv Fatura İrsaliye Yerine Geçer mi?

18 Mart 2019

Sahada en sık sorulan sorulardan biri: malı gönderirken faturayı yanına koysam, ayrıca irsaliye düzenlemem gerekir mi? Kağıt düzende bilinen bir uygulama vardı; peki elektronik belgelerde durum ne? Bu yazıda fatura–irsaliye ilişkisini açıklıyoruz.

İki belge, iki farklı işlev

Fatura ticari işlemi, sevk irsaliyesi ise malın fiziksel hareketini belgeler. Bir mal yola çıkıyorsa, o hareketi belgeleyen bir evrakın malın yanında bulunması gerekir. Fatura ise satışın kaydıdır ve her zaman sevkiyat anında düzenlenmek zorunda değildir. Bu ayrım kavranmadığında, denetimde belge eksikliği sorunu doğar.

Kağıt düzendeki uygulama

Kağıt faturada, faturanın malın yanında bulunması ve üzerinde sevk bilgisinin yer alması hâlinde ayrıca irsaliye düzenlenmemesine imkân tanıyan bir uygulama vardı. Yani fatura, belirli koşullarda irsaliye işlevini de görebiliyordu. Buradaki kritik şart, faturanın fiilen malla birlikte hareket etmesi ve sevk bilgisini taşımasıdır.

Elektronik düzende ne değişti?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura elektronik ortamda üretilir ve iletilir; "malın yanında giden nüsha" kavramı doğal olarak farklılaşır. e-Arşiv Fatura'da belgenin kağıt çıktısı alınabildiği için, sevk bilgisi taşıyan bir çıktının malla birlikte hareket etmesi mümkündür. e-Fatura'da ise belge alıcının sistemine iletilir; sevkiyat anındaki fiziksel ibraz ihtiyacı ayrıca değerlendirilmelidir. Uygulamanın detayları ve kabul edilen yöntemler mevzuatta zaman içinde netleştirildiği için, kendi durumunuz için yürürlükteki düzenlemeye ve mali müşavirinize başvurmanız gerekir.

e-İrsaliye kapsamındaysanız

Eğer e-İrsaliye kapsamındaysanız tartışma büyük ölçüde biter: sevk belgesi elektronik olarak düzenlenir ve sistem üzerinden iletilir. Bu durumda "fatura irsaliye yerine geçer mi" sorusu pratik anlamını yitirir; sevkiyatın kendi belgesi vardır. Zaten kapsamın genişleme yönü de buraya işaret ediyor: sevkiyat da fatura gibi elektronikleşiyor.

Pratik yaklaşım

Güvenli olan, sevkiyat için ayrı bir sevk belgesi düzenlemektir. Fatura ile irsaliye arasındaki ilişkinin (hangi irsaliye hangi faturaya bağlı) sisteminizde kurulu olması, hem denetimde hem de müşteri mutabakatında işinizi kolaylaştırır. Belge sayısını azaltmak uğruna belirsizlikte kalmak, sonradan çok daha maliyetli olur.

Destek

Sevkiyat ve faturalama akışınızı doğru kurmak, işletmenin günlük hızını doğrudan etkiler. ERC Soft olarak depo, sevkiyat ve muhasebe tarafını birbirine bağlayan kurulumlar yapıyoruz. Çözümlerimiz sayfamıza göz atabilirsiniz.