e-Arşiv Raporu Nedir? GİB'e Ne Zaman ve Nasıl Gönderilir?

07 Aralık 2018

e-Arşiv raporu, düzenlediğiniz e-Arşiv faturaların özet bilgilerinin Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) elektronik ortamda bildirilmesidir. e-Arşiv fatura, e-Fatura'dan farklı olarak GİB sistemi üzerinden geçmez; doğrudan alıcıya e-posta, bağlantı ya da kağıt çıktı olarak ulaşır. Bu yüzden İdare'nin düzenlenen belgeleri görebilmesi için ayrı bir raporlama düzeneği kurulmuştur. Kısacası e-Fatura'da "belge zaten GİB'den geçer", e-Arşiv'de ise "belgeyi GİB'e siz bildirirsiniz".

Rapor neyi içerir?

Rapor, faturanın kendisi değil; belgelerin künye bilgilerinden oluşan bir özettir. Genel olarak şu bilgiler yer alır:

• Belge numarası, düzenlenme tarihi ve belge türü (satış, iade, istisna vb.),
• Alıcının vergi kimlik numarası / T.C. kimlik numarası ve unvanı,
• Matrah, vergi ve ödenecek tutar bilgileri,
• Ödeme şekli ve ilgili tarih bilgileri,
• İptal edilen belgeler — iptal edilmiş olsa dahi belgenin rapora dahil edilmesi ve iptal durumunun belirtilmesi gerekir.

En sık yapılan hata burada ortaya çıkar: "Faturayı iptal ettim, raporda görünmesin" düşüncesiyle belgenin rapordan çıkarılması. Numara silsilesinde boşluk oluşturduğu için bu, sonradan izahı gereken bir tutarsızlık yaratır.

Ne zaman gönderilir?

Raporlama periyodu yıllar içinde değişti; başlangıçta daha uzun aralıklarla gönderilen raporlar, sonrasında çok daha sık — pratikte günlük — bir düzene taşındı. Bugün geçerli olan yaklaşım, bir güne ait belgelerin takip eden günler içinde raporlanmasıdır. Kesin süre ve son gönderim saati için GİB'in yürürlükteki e-Arşiv kılavuzuna ve ilgili tebliğine bakmanız doğru olur; bu tarihler tebliğ değişiklikleriyle güncellenebiliyor.

Uygulamada asıl mesele süreyi ezberlemek değil, raporun gerçekten gitmiş olduğunu düzenli kontrol etmektir. Rapor gönderimi çoğu zaman otomatik çalıştığı için, aksadığında da sessizce aksar; fark edildiğinde arada günler birikmiş olur.

Raporu kim gönderir?

Bu, hangi yöntemle e-Arşiv kullandığınıza bağlıdır:

• Özel entegratör üzerinden kullanıyorsanız raporu entegratörünüz oluşturur, mali mühür/e-imza ile imzalayıp GİB'e iletir. Sizin göreviniz belgelerin sisteme eksiksiz aktığını ve rapor durumunun "başarılı" göründüğünü izlemektir. Özel entegratörün ne yaptığını ayrıntılı anlattığımız yazıya göz atabilirsiniz.
• GİB e-Arşiv Portalı üzerinden fatura düzenleyenlerde raporlama İdare tarafında yürür; ayrıca rapor göndermeniz gerekmez. Portalın kimler için olduğunu GİB e-Arşiv Portalı yazımızda bulabilirsiniz.
• Kendi bilgi işlem sisteminiz üzerinden (doğrudan entegrasyon) kullanıyorsanız raporun üretimi, imzalanması ve zamanında gönderimi tamamen sizin sorumluluğunuzdadır.

Sık karşılaşılan sorunlar

Rapor "hatalı" döndü. Genellikle şema/format uyuşmazlığı, eksik alan ya da hatalı VKN-TCKN kaynaklıdır. Hatalı rapor gönderilmemiş sayılır; düzeltip yeniden göndermek gerekir. Dönen kod ve açıklamaların ne anlama geldiği konusunda e-belge durum kodları yazımız yol gösterir.

Bir gün atlanmış. Sunucu, kontör ya da bağlantı kaynaklı kesintilerde tek bir günün raporu düşebilir. Eksik günün tamamlanması, sonraki günlerin raporlarını beklemeden yapılmalıdır.

Mükerrer belge. Aynı belgenin iki farklı raporda yer alması, düzeltilmesi zahmetli bir durumdur; genellikle sistem taşıma veya yeniden gönderim denemelerinden doğar.

Sağlayıcı değiştirdiniz. Geçiş dönemi raporlamanın en kırılgan olduğu andır: eski sağlayıcıda kalan son günlerin raporlanıp raporlanmadığı mutlaka teyit edilmelidir. Ayrıca eski belgelerinizin saklanması ayrı bir konudur; elektronik belge saklama yazımızda ele aldık.

Nasıl kontrol edersiniz?

Portalınızda genellikle "rapor durumu", "raporlandı / raporlanmadı" biçiminde bir alan bulunur. Ay sonu kapanışında iki basit kontrol çoğu sorunu önler: (1) o aya ait belge sayısı ile raporlanan belge sayısı tutuyor mu, (2) rapor takviminde boş gün var mı. Bu iki kontrolü rutine bağlamak, sonradan geriye dönük düzeltme yapmaktan çok daha kolaydır. e-Arşiv sürecinin bütününe e-Arşiv çözümümüz sayfasından bakabilirsiniz.