Elektronik Belge Saklama Hizmeti: Arşiviniz Kimde?

25 Mart 2019

Elektronik belgeye geçen işletmelerin çoğu, ilk yıllarda tek bir soruyu atlar: bu belgeler nerede saklanıyor ve yarın onlara nasıl ulaşacağım? Fatura kesmek kolaydır; asıl mesele, yıllar sonra o belgeye erişebilmektir. Bu yazıda elektronik belge saklamanın ne anlama geldiğini ve nelere dikkat edilmesi gerektiğini ele alıyoruz.

Saklama bir yükümlülüktür

Vergi mevzuatı, defter ve belgelerin belirli bir süre saklanmasını ve istendiğinde ibraz edilmesini zorunlu kılar. Belge elektronik olduğunda bu yükümlülük ortadan kalkmaz; yalnızca biçim değişir. e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-Defter dosyalarınızın, orijinal ve bütünlüğü bozulmamış hâlleriyle saklanması gerekir. Ekran görüntüsü ya da PDF çıktısı, orijinal belgenin yerine geçmez.

"Entegratörümde duruyor" demek yeterli mi?

Birçok işletme, belgelerinin hizmet aldığı firmada durduğunu varsayar ve konuyu kapatır. Oysa burada iki kritik soru vardır: saklama hizmeti sözleşmenizin kapsamında mı ve süresi ne kadar? Bazı paketlerde saklama sınırlı süreyle sunulur ya da ek hizmet olarak fiyatlandırılır. Sözleşme bittiğinde veya hizmet sağlayıcı değiştiğinde geçmiş belgelerinize ne olacağı, çoğu zaman iş işten geçtikten sonra sorulur.

En sık yaşanan sorun: sağlayıcı değişince arşive erişememek

Son yıllarda yaşanan satın almalar ve marka değişimleri, tam da bu noktada birçok kullanıcıyı zor durumda bıraktı. Portalına giremeyen, geçmiş faturasını göremeyen, destek hattına ulaşamayan işletmeler için sorun artık fatura kesmek değil, geçmişe ulaşmak oldu. Eski Foriba/Sovos ve Digital Planet kullanıcılarının yaşadığı sıkıntıların önemli bir kısmı burada toplanıyor. Bu nedenle "arşivim kimde ve çıkışta ne alacağım" sorusu, sözleşme imzalanmadan sorulmalıdır.

Kendi kopyanızı tutun

En sağlıklısı, hizmet sağlayıcınızda saklama olsa bile belgelerinizin bir kopyasını kendi kontrolünüzde bulundurmaktır. Orijinal imzalı dosyaları (yalnızca görüntü değil) düzenli aralıklarla indirip güvenli biçimde arşivlemek, sağlayıcı bağımlılığını kırar. Bu, teknik bir lüks değil; iş sürekliliği önlemidir. Yedeğinizin gerçekten okunabilir olduğunu ara ara test etmek de faydalıdır.

Sözleşmede bakılacak maddeler

Saklama süresi, kapsam (hangi belge türleri), hizmet bitiminde veri teslimi (hangi formatta, ne kadar sürede), erişim yöntemi ve ücretlendirme. Bu beş başlık netse, ileride sürpriz yaşamazsınız. Belirsiz bırakılan her madde, ayrılık anında pazarlık konusu hâline gelir.

ERC Soft yaklaşımı

Biz bu konuyu baştan konuşmayı tercih ediyoruz: arşiviniz nerede, ne kadar süre duracak ve gerektiğinde nasıl teslim alacaksınız. Eski sağlayıcısındaki verilerine ulaşamayan kullanıcılara geçiş sürecinde destek veriyoruz. Destek sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.