GİB e-Arşiv Portalı Nedir? Kimler Kullanır, Nasıl Fatura Düzenlenir?

06 Ocak 2021

GİB e-Arşiv Portalı, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına dahil olmayan mükelleflerin, belirli tutarın üzerindeki satışları için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın kendi internet sitesi üzerinden ücretsiz olarak e-Arşiv Fatura düzenleyebildiği hizmettir. Kısacası, sürekli e-belge kullanmayan ama zaman zaman yüksek tutarlı fatura kesmesi gereken işletmeler için açılmış bir "acil çıkış kapısı"dır. Bu yazıda portalın kimlere hitap ettiğini, nasıl giriş yapıldığını, fatura düzenleme adımlarını ve portalın sınırlarını anlatıyoruz.

Portal kimin için var?

Vergi Usul Kanunu'nun ilgili tebliğleri, bazı satışların tutarı belirli bir eşiği aştığında faturanın elektronik ortamda düzenlenmesini zorunlu kılar. Burada ikili bir durum vardır: vergi mükellefi olan alıcılara ve nihai tüketicilere yapılan satışlar için farklı tutar eşikleri uygulanır ve bu eşikler zaman içinde güncellenir. Güncel tutar sınırları için GİB'in yürürlükteki tebliğine bakmak gerekir; rakamlar yıllara göre değişmektedir.

Önemli olan mantıktır: henüz e-Fatura veya e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmemiş bir mükellef, bu eşiği aşan bir satış yaptığında kâğıt fatura kesemez. İşte bu noktada GİB e-Arşiv Portalı devreye girer. Zorunluluk kapsamına girip düzenli olarak e-belge kesen firmaların ise portal yerine e-Arşiv Fatura ve e-Fatura uygulamalarını bir özel entegratör üzerinden kullanması beklenir.

Portala giriş ve şifre

Portala giriş, GİB'in İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresiyle yapılır. Bu şifreye sahip değilseniz, bağlı olduğunuz vergi dairesine dilekçeyle başvurarak ya da İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden kimlik doğrulama adımlarını tamamlayarak edinebilirsiniz. Portalı kullanmak için mali mühür veya e-imza şartı yoktur; belgeler GİB'in kendi altyapısında imzalanır. Mali mühür konusu, ancak asıl e-Fatura/e-Arşiv uygulamalarına geçtiğinizde gündeme gelir — bu süreci mali mühür temini ve başvuru adımları yazımızda anlattık.

Şifrenizi unuttuysanız veya uzun süre kullanmadığınız için sistem sizi içeri almıyorsa, şifre yenileme işlemini yine İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden yapabilirsiniz. Yılın ilk faturasını keseceğiniz gün şifre arayışına düşmemek için, portal erişimini önceden test etmenizi öneririz.

Portalda fatura düzenleme adımları

• Alıcı bilgileri: Alıcı vergi mükellefiyse VKN, nihai tüketiciyse TCKN ve ad-soyad bilgisi girilir. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını sistem kontrol eder; kayıtlı kullanıcıya portal üzerinden e-Arşiv Fatura düzenlenemez, o durumda belge e-Fatura olarak kesilmelidir.
• Belge tarihi ve türü: Fatura tarihi, satışın gerçekleştiği gün olmalıdır. Portal geçmiş tarihli belge düzenlemeye izin verse de, kanuni süre sınırlarına uymak mükellefin sorumluluğundadır.
• Mal/hizmet satırları: Ürün açıklaması, miktar, birim fiyat, KDV oranı ve varsa iskonto girilir. Tutarlar otomatik hesaplanır.
• Önizleme ve onay: Belge onaylanmadan önce mutlaka önizlemeyle kontrol edilmelidir. Onaylanan fatura GİB sisteminde kayda geçer; hatalı belgede iptal/itiraz süreci işletilir.
• Teslim: Fatura PDF olarak indirilip alıcıya e-posta ile gönderilebilir veya kâğıt çıktısı verilebilir.

Portalın sınırları — nereye kadar yeter?

GİB e-Arşiv Portalı ücretsizdir, ancak bir muhasebe veya ticari yazılım değildir. Toplu fatura kesme, ERP/ön muhasebe entegrasyonu, otomatik e-posta gönderimi, özel fatura tasarımı, raporlama ve arşiv yönetimi gibi ihtiyaçları karşılamaz. Her faturayı tek tek elle girmeniz gerekir; fatura sayınız arttıkça bu yöntem hızla verimsizleşir.

Ayrıca bir gün ciro sınırlarını aşıp zorunluluk kapsamına girdiğinizde portal yeterli olmayacaktır. Kapsam ve tarihler için e-belge geçiş zorunlulukları ve ciro sınırları yazımızı, geçişi planlamak için de e-Arşiv Faturaya geçiş yol haritası yazımızı inceleyebilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

Portal kullanıcılarında en çok gördüğümüz üç hata şunlardır: alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olduğunun kontrol edilmemesi, faturanın süresi içinde düzenlenmemesi ve düzenlenen belgelerin yerel bir kopyasının saklanmaması. Portaldan kesilen belgeler GİB tarafında tutulsa da, kendi kayıt düzeninizi oluşturmanız ve belgeleri düzenli olarak indirip arşivlemeniz sizi ileride yaşanacak mutabakat sorunlarından korur. Saklama yükümlülüğünün ayrıntıları için elektronik belge saklama hizmeti yazımıza göz atabilirsiniz.