e-Arşiv Faturaya Yeni Geçenler İçin Yol Haritası

30 Aralık 2019

Kapsam genişledikçe her yıl binlerce işletme e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil oluyor. Geçiş, doğru planlandığında sorunsuz ilerleyen bir süreçtir. Bu yazıda e-Arşiv'e yeni geçenler için adım adım bir yol haritası çıkardık.

1. Kapsamı ve tarihi netleştirin

Önce hangi tarihten itibaren kapsamda olduğunuzu netleştirin. Bu tarih, hazırlıklarınızın son teslim tarihidir. Kapsama giriş; ciro eşiği, sektör ya da internet üzerinden satış yapma gibi ölçütlere bağlı olabilir ve eşikler zaman içinde aşağı çekilmiştir. Kendi durumunuzu GİB'in yürürlükteki tebliğinden ya da mali müşavirinizden teyit edin. Tarihi bilmek, geri kalan her adımın takvimini belirler.

2. Mali mühür / e-imza hazır mı?

e-Arşiv de imzalı belge üretir; dolayısıyla tüzel kişiler için mali mühür, şahıs işletmeleri için elektronik imza gerekir. Zaten e-Fatura kullanıyorsanız mühürünüz vardır ve bu adımı geçebilirsiniz. Yeni temin edilecekse, süreç birkaç gün sürebileceği için ilk iş olarak başlatın.

3. Kullanım yöntemini seçin

Düşük hacimliyseniz portal üzerinden manuel çalışmak mümkündür. Ancak e-Arşiv'in doğası gereği hacim genellikle yüksektir — özellikle perakende ve e-ticarette. Bu nedenle işletmelerin çoğu özel entegratör üzerinden ilerler. Konuyu ayrıntılı ele aldığımız Özel Entegratör Nedir yazımıza bakabilirsiniz.

4. Satış kanallarınızı bağlayın

Bu adım, geçişin başarısını belirleyen yerdir. Faturalarınız nereden doğuyor: muhasebe programı, kendi siteniz, pazaryeri, kasa? Her kanalın fatura altyapınıza bağlanması gerekir. Elle taşınan her kanal, yoğun günlerde tıkanma noktasıdır. Platform bağlantıları için Platform Entegrasyonları sayfamıza göz atabilirsiniz.

5. Belge türü ayrımını otomatikleştirin

e-Fatura kullanıcısına e-Fatura, diğerlerine e-Arşiv düzenlenir. Bu ayrımın elle yapılması hata demektir. Sisteminizin mükellef sorgulamasını otomatik yapıp doğru belge türünü kendisi seçmesi gerekir. Ayrımın detayları için e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Fark yazımızı okuyabilirsiniz.

6. Test edin, sonra canlıya geçin

İlk gerçek faturadan önce test edin: ürün adları, vergi oranları, tutarlar ve müşteriye iletim (e-posta/çıktı) doğru çalışıyor mu? Özellikle e-posta ile iletimde şablonun okunaklı olması, müşteri tarafında gereksiz soruları önler.

7. Yoğun sezonu düşünün

Kampanya dönemlerinde fatura hacminiz katlanır. Kontör bazlı kullanıyorsanız bakiyenizi önceden planlayın; sezon ortasında kesinti yaşamak, satışı doğrudan etkiler. ERC Soft olarak geçiş ve sezon planlamasında yanınızdayız.