e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Fark

17 Mayıs 2018

e-Dönüşüm sürecinde en çok karıştırılan iki kavram: e-Fatura ve e-Arşiv Fatura. İkisi de elektronik ortamda düzenlenen, hukuken geçerli faturadır. Peki farkları ne? Bu yazıda ayrımı en sade hâliyle açıklıyoruz.

Tek cümlelik cevap

Fark, faturanın içeriğinde değil alıcının kim olduğundadır. Alıcı da e-Fatura sistemine kayıtlıysa belge e-Fatura olarak düzenlenir. Alıcı sistemde kayıtlı değilse (nihai tüketici ya da e-Fatura kullanıcısı olmayan bir firma), belge e-Arşiv Fatura olarak düzenlenir. Yani aynı ürün, aynı tutar, aynı vergi; sadece karşı tarafın durumu belgenin türünü belirler.

İletim yöntemi farkı

e-Fatura, GİB altyapısı üzerinden doğrudan alıcının sistemine iletilir; alıcı belgeyi kendi e-Fatura hesabında görür. e-Arşiv Fatura ise alıcının böyle bir hesabı olmadığı için ona e-posta ile elektronik olarak ya da kağıt çıktı hâlinde ulaştırılır. e-Arşiv'de belgenin bir örneği ayrıca elektronik ortamda saklanır ve idareye raporlanır. Kısacası e-Fatura "sistemden sisteme", e-Arşiv "sistemden müşteriye" gider.

Yanıt mekanizması

e-Fatura'nın ticari fatura senaryosunda alıcı, belgeye kabul veya ret yanıtı verebilir; temel fatura senaryosunda ise yanıt yoktur. e-Arşiv Fatura'da alıcı sistemde olmadığı için böyle bir yanıt mekanizması bulunmaz. Bu nedenle e-Arşiv'de itiraz süreçleri farklı işler. Bu ayrım, özellikle iade ve iptal işlemlerinde önem kazanır.

Kimin için hangisi ağır basar?

Kurumsal müşteriye satış yapan bir üretici ya da toptancı, ağırlıklı olarak e-Fatura düzenler. Buna karşılık perakende satış yapan ya da internetten nihai tüketiciye satan bir işletmenin belgelerinin neredeyse tamamı e-Arşiv Fatura olur. Çoğu işletme ise ikisini birlikte kullanır: müşteri sistemde kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv. Önemli olan, sisteminizin bu ayrımı otomatik yapabilmesidir.

Pratikte en kritik nokta

Fatura keserken alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığının kontrol edilmesi gerekir. Bu kontrol elle yapıldığında hata kaçınılmazdır: e-Fatura kullanıcısına yanlışlıkla e-Arşiv düzenlemek ya da tersi, sonradan düzeltme gerektiren bir durumdur. İyi kurulmuş bir altyapı, mükellef sorgulamasını otomatik yapar ve doğru belge türünü kendisi seçer. Bu yüzden entegrasyonun doğru kurulması, mevzuatı ezberlemekten daha önemlidir.

Yardım gerekirse

ERC Soft olarak işletmenizin satış yapısına göre doğru belge kurgusunu planlıyor, muhasebe yazılımınızla entegrasyonu sağlıyoruz. Detaylar için Çözümlerimiz ve Destek sayfalarımıza bakabilirsiniz.