e-Arşiv Faturada Islak İmza ve Kaşe Zorunlu mu?

20 Ağustos 2019

Kağıt fatura düzeninden gelen en köklü alışkanlıklardan biri, faturanın altına atılan ıslak imza ve firma kaşesidir. e-Arşiv faturaya geçen işletmelerin bize en sık sorduğu sorulardan biri de tam olarak budur: e-Arşiv faturada ıslak imza ve kaşe zorunlu mu, müşteriye gönderdiğimiz çıktıyı imzalamamız gerekir mi? Bu yazıda konuyu kavram karışıklığını gidererek, uygulamada ne yapılması gerektiğiyle birlikte anlatıyoruz.

e-Belgede imzanın karşılığı: mali mühür ve elektronik imza

Elektronik faturada imzanın işlevi kalkmış değildir; yer değiştirmiştir. Kağıt faturada belgeyi düzenleyenin kimliğini ıslak imza ve kaşe gösterirken, e-Arşiv faturada bu görevi belgenin içine gömülen mali mühür ya da nitelikli elektronik imza üstlenir. Tüzel kişiler belgelerini mali mühürle, gerçek kişi mükellefler ise mali mühür veya kendi nitelikli elektronik imzalarıyla imzalar.

Bunun pratik sonucu şudur: e-Arşiv fatura doğduğu anda zaten imzalıdır. Mühür veya e-imza olmadan geçerli bir e-belge üretilemez. Dolayısıyla belgenin geçerliliği için ayrıca bir ıslak imzaya ihtiyaç yoktur. Mali mührün nasıl temin edildiğini ve başvuru adımlarını mali mühür temini ve başvuru rehberimizde ayrıntılı anlattık.

Peki kağıt çıktıya imza atılması gerekir mi?

Burada kritik ayrım şudur: e-Arşiv faturanın aslı, elektronik ortamdaki imzalı dosyadır. Müşteriye elden verilen ya da kargoya konulan kağıt çıktı, belgenin kendisi değil görüntüsü / nüshasıdır. Bu nüshanın alıcıya kağıt olarak teslim edilebilmesi mümkündür ve yaygındır; ancak nüshanın geçerliliği, üzerinde ıslak imza bulunmasından değil, elektronik aslının imzalı olmasından gelir.

Kısacası geçerlilik açısından çıktının imzalanması ya da kaşelenmesi bir zorunluluk değildir. Uygulamada kimi işletmeler ticari alışkanlık, iç kontrol veya karşı tarafın talebi nedeniyle çıktıya kaşe basmayı sürdürür; bu, belgeyi geçersiz kılmaz, ama tek başına belgeyi "daha geçerli" de yapmaz.

Sık karıştırılan bir başka nokta: sevk sırasında alıcıya imzalatılan teslim tutanağı veya kargo teslim belgesi, faturanın imzası değildir. Bu imza malın teslim edildiğini gösterir, belgenin vergisel geçerliliğiyle ilgisi yoktur. Sevk süreçlerinde belge düzeninin nasıl kurulduğunu e-İrsaliye sayfamızda bulabilirsiniz.

"Aslı gibidir" ve kaşe talebi geldiğinde ne yapmalı?

Bazı kurumsal alıcılar, muhasebe departmanları veya ihale birimleri hâlâ "kaşeli-imzalı fatura" ya da "aslı gibidir" şerhi isteyebilir. Böyle bir talep geldiğinde en doğru yaklaşım, tartışmaya girmek yerine belgeyi doğrulanabilir biçimde sunmaktır:

• Çıktı üzerindeki karekodu gösterin; karekod, belgenin künyesini taşır ve mobil cihazla okutulabilir. Standardın ne işe yaradığını e-belgelerde karekod standardı yazımızda açıkladık.
• Alıcıya belgeyi GİB görüntüleyici üzerinden doğrulamayı ve sorgulamayı önerin. İmzalı elektronik dosya (XML) talep ediliyorsa bunu e-posta ile iletin.
• Şirket içi bir prosedür gereği kaşe isteniyorsa çıktıya kaşe basmanızda bir sakınca yoktur; belgenin aslı yine elektronik dosyadır.

Karıştırılmaması gereken üç kavram

• Mali mühür: Mükellefe ait, e-belgeleri imzalamaya yarayan elektronik sertifikadır. Kurum kimliğini temsil eder.
• Nitelikli elektronik imza (e-imza): Gerçek kişiye aittir; gerçek kişi mükellefler e-belge imzalamada kullanabilir, ayrıca başvuru ve resmî işlemlerde geçerlidir.
• Islak imza / kaşe: Kağıt düzenin aracıdır. e-Belgenin geçerlilik şartı değildir.

Bu üçünün karıştırılması, özellikle yeni geçiş yapan işletmelerde gereksiz iş yükü doğurur: her çıktının tek tek imzalanması, arşivlenmesi, taranması gibi kağıt dönemine ait süreçler boşuna sürdürülür. Oysa e-Arşiv faturanın en büyük kazancı bu adımların ortadan kalkmasıdır. Uygulamanın kapsamını ve işleyişini e-Arşiv Fatura sayfamızdan inceleyebilirsiniz.

İstisna: belgenin kağıt düzenlenmesi gereken haller

Sistemsel arıza, elektrik veya internet kesintisi gibi sınırlı durumlarda belgenin matbu olarak düzenlenmesi gündeme gelir. Bu durumda kağıt belge gerçekten belgenin aslı olduğu için imza ve kaşe düzeni kağıt fatura kurallarına göre işler. Hangi hallerde kağıt düzenlenebileceğini ve sonrasında yapılması gerekenleri bu yazımızda derledik. Güncel usul ve şartlar için GİB'in ilgili genel tebliğine ve e-Arşiv kılavuzlarına bakmanızı öneririz; ayrıca e-belge düzenini kuran tebliğ çerçevesini özetlediğimiz yazımız da yol gösterici olacaktır.

Özet

e-Arşiv faturada geçerliliği sağlayan şey ıslak imza ya da kaşe değil, belgenin mali mühür veya nitelikli elektronik imza ile imzalanmış olmasıdır. Müşteriye verilen kağıt çıktı bir nüshadır; imzalanması zorunlu değildir. Karşı taraftan gelen kaşe taleplerini, belgeyi karekod ve GİB sorgulama araçlarıyla doğrulatarak çözebilirsiniz.