e-Belgelerde Karekod Standardı

17 Şubat 2023

Elektronik belgelerin çıktısında ya da ekran görüntüsünde yer alan karekod (QR kod), göründüğünden daha işlevsel bir unsurdur. Belgenin doğruluğunun hızla kontrol edilmesini sağlar. Bu yazıda karekod standardının amacını ve işletmeler için ne anlama geldiğini ele alıyoruz.

Karekod neden var?

Elektronik belge, imzası sayesinde doğrulanabilir. Ancak eline kağıt bir çıktı geçen bir kişi — örneğin bir müşteri ya da yol kontrolündeki bir görevli — o an imzayı teknik olarak doğrulayamaz. Karekod bu boşluğu kapatır: telefonla okutulduğunda belgenin temel bilgilerine ve doğrulama kaynağına erişim sağlar. Yani karekod, elektronik belgenin fiziksel dünyaya açılan doğrulama kapısıdır.

Standart olmak neden önemli?

Her firmanın kendi kafasına göre ürettiği bir kare kod, kimsenin okuyamayacağı bir süs olurdu. Karekodun işe yaraması için içindeki verinin ortak bir yapıda olması gerekir: hangi bilgi hangi sırayla, hangi formatta yer alacak? Standart tanımlandığında, herhangi bir uyumlu okuyucu herhangi bir firmanın belgesini okuyabilir. Bu nedenle karekod standardı zaman içinde yayımlanan kılavuzlarla netleştirilmiş ve güncellenmiştir.

Hangi belgelerde bulunur?

Karekod uygulaması, başta e-Arşiv Fatura olmak üzere çıktısı alınan veya müşteriye elektronik olarak iletilen belgelerde öne çıkar. e-İrsaliye tarafında ise sevkiyat sırasında ibraz kolaylığı sağladığı için özellikle işlevseldir: araç kontrolünde belge saniyeler içinde doğrulanabilir. Kapsam ve zorunluluk detayları dönemsel olarak düzenlendiğinden, kendi durumunuz için GİB'in yürürlükteki kılavuz ve tebliğlerini esas alın.

Standart güncellenince ne olur?

Karekod standardı zaman içinde güncellenmiştir; içerik yapısı ve kullanım biçimi yeni kılavuzlarla değişmiştir. İşletme açısından bu, altyapınızın güncel kalması gerektiği anlamına gelir. Kendi sisteminizi doğrudan GİB'e bağlamışsanız bu güncellemeleri sizin takip etmeniz gerekir. Özel entegratör kullanıyorsanız, bu yük hizmet sağlayıcınızdadır — nitekim entegratörün asıl değerlerinden biri de budur. Konuyu Özel Entegratör Nedir yazımızda ele almıştık.

İşletmenin yapması gereken

Açıkçası çok az şey: karekodun belgede doğru üretildiğini bir kez kontrol etmek ve okunabilir biçimde basıldığından emin olmak. Uygulamada en sık görülen sorun teknik değil fizikseldir — karekodun çok küçük basılması, düşük çözünürlükte çıkması ya da bir alanın üstüne denk gelip bozulması. Okunmayan bir karekod, olmayan bir karekoddan farksızdır.

Destek

Karekod, standardı takip edilen bir altyapıda hiç gündeme gelmeyen bir konudur. ERC Soft olarak belge çıktılarınızın güncel standarda uygun üretilmesini sağlıyoruz. Destek sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.