GİB e-Fatura Görüntüleyici: Belge Doğrulama ve Sorgulama

Elinize bir e-Fatura veya e-Arşiv Fatura ulaştığında akla ilk gelen soru şudur: Bu belge gerçekten geçerli mi? Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Fatura Görüntüleyici ve doğrulama araçları tam olarak bu soruyu yanıtlamak için vardır. Bu rehberde görüntüleyicinin ne işe yaradığını, nereden indirilip nasıl kullanıldığını, bir belgenin imzasının nasıl doğrulandığını ve en sık karşılaşılan hataların nasıl çözüldüğünü adım adım anlatıyoruz.

GİB e-Fatura Görüntüleyici nedir?

Elektronik fatura, arka planda insan gözüyle okunmak için değil, sistemler arası güvenli aktarım için tasarlanmış standart bir XML dosyasıdır (UBL-TR biçimi). Görüntüleyici bu ham dosyayı; başlık, kalemler, tutarlar ve vergileriyle birlikte okunabilir bir belgeye dönüştürür. Ancak aracın asıl değeri belgeyi ekranda göstermesi değil, arkasındaki elektronik imzayı/mali mührü doğrulamasıdır. Kısacası bu bir "PDF açıcı" değil, bir doğrulama aracıdır.

Görüntüleyici nereden indirilir, nasıl kullanılır?

GİB, imzalı belgeleri açıp doğrulamak için ücretsiz bir görüntüleyici/paket program sunar. İzlenecek adımlar özetle şöyledir:

• Uygulamayı edinin: GİB'in e-belge sayfalarında yayımlanan güncel görüntüleyici programını bilgisayarınıza kurun. Sürümün güncel olması, sonradan çıkan imza ve şema değişiklikleriyle uyum için önemlidir.
• Orijinal dosyayı açın: Doğrulanacak olan, belgenin imzalı XML dosyasıdır — PDF çıktısı ya da ekran görüntüsü değil. Dosyayı e-posta ekinden veya portaldan indirdiğiniz hâliyle, hiç değiştirmeden açın.
• Doğrulamayı çalıştırın: Uygulama belgeyi okunur biçime çevirir ve imza doğrulama sonucunu (geçerli/geçersiz) gösterir.

Uygulama kurmak istemeyen kullanıcılar için GİB, belge ve mükellef sorgulamaya yönelik web tabanlı servisler de sunar; kapsamını GİB Mükellef Sorgulama Servisleri yazımızda ayrıntılı ele aldık.

Belge doğrulama: imza neyi kanıtlar?

Doğrulama üç temel kontrolden oluşur:

• Sertifika geçerli mi? Belgeyi imzalayan mali mühür ya da e-imza sertifikası, imza anında geçerli ve güvenilir bir kök otoriteye bağlı mı?
• İçerik bütünlüğü korunmuş mu? İmza atıldıktan sonra dosyanın içeriği en ufak ölçüde bile değişmediyse imza geçerlidir; tek karakterlik bir değişiklik bile imzayı bozar.
• Belge standarda uygun mu? XML, GİB'in beklediği şemaya uygun mu?

Bu üçü sağlanıyorsa belge teknik olarak geçerlidir. Ancak teknik geçerlilik, belgenin arkasındaki ticari işlemin gerçek olduğu anlamına gelmez; bu ayrımı e-Fatura Sahteciliği ve Belge Güvenliği yazımızda ele aldık.

e-Arşiv Fatura ve mükellef sorgulama

Size ulaşan belgenin türü, karşı tarafın e-Fatura mükellefi olup olmadığına bağlıdır: kayıtlı kullanıcılar arasında e-Fatura, kayıtlı olmayanlara ise e-Arşiv Fatura düzenlenir. Bu yüzden belge kesmeden önce alıcının kayıtlı kullanıcı listesinde olup olmadığını sorgulamak kritik bir adımdır. İki belge türü arasındaki farkları e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Fark yazımızda bulabilirsiniz. İyi kurgulanmış bir sistemde bu sorgu otomatik yapılır ve kullanıcı hiç fark etmez.

Sık karşılaşılan doğrulama hataları ve çözümleri

• Bozulmuş dosya: En yaygın sorun. XML; e-posta ekinden kaydedilirken, kopyalanırken veya bir programda açılıp yeniden kaydedilirken değişebilir. Çözüm: orijinal dosyayı hiç ellemeden saklayın, doğrulamayı o kopya üzerinde yapın.
• Yanlış dosyayı doğrulama: PDF çıktısı ya da ekran görüntüsü doğrulanamaz; yalnızca orijinal imzalı XML doğrulanır.
• Güncel olmayan araç: Eski sürüm görüntüleyici, yeni imza/şema değişikliklerini tanımayabilir. Aracı güncelleyin.
• Sertifika/zaman sorunları: Sertifikanın imza anındaki geçerliliğiyle ilgili uyarılar; belgeyi düzenleyen taraftan teyit isteyin.

"Doğrulanamadı" uyarısı gördüyseniz

Panik yapmadan sırayla kontrol edin: Dosya orijinal hâlinde mi? Doğru dosyayı mı (imzalı XML) doğruluyorsunuz? Aracınız güncel mi? Sorun sürüyorsa belgeyi düzenleyen taraftan dosyanın yeniden gönderilmesini isteyin. Gerçekten geçersiz bir belge söz konusuysa, kabul etmeden önce gelen fatura geçerlilik kontrollerinizi işletin.

İmzalama araçları ve mali mühür

Doğrulamanın diğer yüzü imzalamadır. Mali mühür veya e-imza ile belge imzalama araçları (Java bağımlılıkları, sürücüler, imza sihirbazları) zaman zaman güncellenir; güncelleme aksadığında "imza atamıyorum" sorunları — çoğu zaman en yoğun günde — ortaya çıkar. Mühür tarafındaki hazırlık için Mali Mühür: Temin, Başvuru ve Dikkat Edilecekler yazımızı inceleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

GİB e-Fatura Görüntüleyici ücretli mi? Hayır; GİB'in sunduğu görüntüleyici ve doğrulama araçları ücretsizdir.

PDF olarak gelen faturayı doğrulayabilir miyim? Hayır; doğrulama yalnızca orijinal imzalı XML üzerinde yapılır. PDF yalnızca insan okuması içindir.

Belge geçerli çıktı ama tutarında hata var; ne yapmalıyım? İmza, belgenin sonradan değişmediğini kanıtlar; içeriğin doğru olduğunu değil. Hatalı belge için ilgili itiraz/iptal süreçlerini işletmeniz gerekir.

Destek

Doğrulama ve imzalama sorunları, çoğu zaman dakikalar içinde çözülebilecek ama doğru kişiye ulaşılamadığında günlere yayılan konulardır. ERC Soft olarak tam da bu noktada ulaşılabilir olmayı önemsiyoruz. Destek sayfamıza göz atabilirsiniz.