GİB e-Fatura Görüntüleyici: Belge Doğrulama ve Sorgulama

1 Şubat 2022

Elinize bir e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura ulaştı; peki bu belgenin gerçekten geçerli olduğunu nasıl anlarsınız? Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) sunduğu görüntüleyici ve doğrulama araçları tam da bunun içindir. Bu yazıda bu araçların ne işe yaradığını ve sık karşılaşılan sorunları ele alıyoruz.

Görüntüleyici ne yapar?

Elektronik fatura, arka planda standart bir XML dosyasıdır; insan gözüyle okunacak biçimde tasarlanmamıştır. Görüntüleyici, bu dosyayı okunabilir bir belgeye çevirir. Ancak asıl değeri görüntülemek değil, imzayı doğrulamaktır: belgenin gerçekten iddia edilen kişi tarafından düzenlendiğini ve sonradan değiştirilmediğini kontrol eder. Yani araç, bir "PDF açıcı" değil; bir doğrulama aracıdır.

Neyi doğrular?

Doğrulama üç şeye bakar: belgeyi imzalayan sertifika geçerli mi, imza belgenin içeriğiyle tutarlı mı (yani içerik sonradan değiştirilmiş mi), ve belge standarda uygun mu. Bu üçü sağlanıyorsa belge teknik olarak geçerlidir. Buradaki önemli ayrımı hatırlatalım: teknik geçerlilik, belgenin arkasındaki işlemin gerçek olduğu anlamına gelmez. Bu konuyu e-Fatura Sahteciliği ve Belge Güvenliği yazımızda ele almıştık.

Sık karşılaşılan doğrulama hataları

En yaygın sorun, belgenin bozulmuş olmasıdır: XML dosyası e-posta ekinden kaydedilirken, kopyalanırken ya da bir programda açılıp yeniden kaydedilirken içeriği değişebilir. Tek bir karakterlik değişiklik bile imzayı geçersiz kılar — zaten imzanın amacı da budur. Bu nedenle orijinal dosyayı hiç ellemeden saklamak gerekir. İkinci sık sorun, sertifikanın geçerlilik süresiyle ilgilidir. Üçüncüsü ise yanlış dosyayı doğrulamaya çalışmaktır: belgenin PDF çıktısı değil, orijinal imzalı dosyası doğrulanır.

"Doğrulanamadı" uyarısı gördüyseniz

Panik yapmadan sırayla kontrol edin: dosya orijinal hâlinde mi, doğru dosyayı mı doğruluyorsunuz, aracınız güncel mi? Sorun devam ediyorsa belgeyi düzenleyen taraftan dosyanın yeniden gönderilmesini isteyin. Gerçekten geçersiz bir belge söz konusuysa, kabul etmeden önce gelen fatura kontrol süreçlerinizi işletin.

Sorgulama araçları

Doğrulamanın yanında, karşı tarafın e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgulamak da kritiktir; çünkü bu bilgi hangi belge türünü düzenleyeceğinizi belirler. Ayrıntı için e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Fark yazımıza bakabilirsiniz. İyi kurulmuş bir sistemde bu sorgu otomatik yapılır ve kullanıcı hiç düşünmez.

İmzalama araçları

Doğrulamanın diğer yüzü imzalamadır. Mali mühür ya da e-imza ile belge imzalama araçları zaman içinde güncellenir; sürücü ve araç güncellemeleri aksatıldığında "imza atamıyorum" sorunları yaşanır. Bu tür aksaklıklar genellikle en yoğun günde ortaya çıkar. Mühür tarafındaki hazırlık için Mali Mühür: Temin, Başvuru ve Dikkat Edilecekler yazımızı okuyabilirsiniz.

Destek

Doğrulama ve imzalama sorunları, çoğu zaman dakikalar içinde çözülebilecek ama doğru kişiye ulaşılamadığında günlere yayılan konulardır. ERC Soft olarak tam da bu noktada ulaşılabilir olmayı önemsiyoruz. Destek sayfamıza göz atabilirsiniz.