e-Fatura Yerine e-Arşiv Kesildiğinde Ne Yapılır?

30 Mart 2022

e-Dönüşümde en sık yapılan operasyonel hatalardan biri: müşteri e-Fatura kullanıcısı olduğu hâlde ona e-Arşiv Fatura düzenlemek — ya da tam tersi. Bu yazıda bu hatanın neden olduğunu, sonuçlarını ve nasıl önleneceğini ele alıyoruz.

Hata nasıl oluşuyor?

Belge türünü belirleyen tek şey, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığıdır. Sorun şu ki bu durum sabit değildir: bugün kapsam dışındaki bir müşteriniz, üç ay sonra e-Fatura kullanıcısı olabilir. Sisteminizde onu hâlâ "e-Arşiv müşterisi" olarak kayıtlı tutuyorsanız, ilk faturada hata yaparsınız. Yani hata genellikle bilgisizlikten değil, güncellenmeyen müşteri kaydından doğar.

Neden önemli?

Yanlış belge türü, sadece bir biçim hatası değildir. e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv düzenlerseniz, belge alıcının e-Fatura hesabına düşmez; alıcı onu kendi sisteminde göremez ve kayıtlarına doğru şekilde alamaz. Bu da mutabakat sorunu, KDV indiriminde tartışma ve müşteri tarafında haklı bir şikâyet demektir. Tersi durumda ise, kapsam dışındaki bir alıcıya e-Fatura göndermeye çalışmak teknik olarak zaten başarısız olur.

Fark edildiğinde ne yapılır?

Geriye dönük tarih atıp belgeyi "düzeltmek" mümkün değildir; bu konuyu Geriye Dönük e-Fatura Düzenlenebilir mi? yazımızda ele almıştık. Doğru yol, mevcut hatalı belgeyi usulüne uygun iptal etmek ve doğru türde yeni belge düzenlemektir. İptal ve itiraz mekanizmaları için e-Faturada İptal ve İtiraz Süreçleri yazımıza bakabilirsiniz. İşlem tarafları arasında mutabakat gerektirdiği için, hatayı erken fark etmek önemlidir.

Asıl çözüm: mükellef sorgulaması

Bu hatanın kalıcı çözümü tektir: fatura kesilmeden önce alıcının mükellefiyet durumunun otomatik sorgulanması. İyi kurulmuş bir entegrasyonda sistem, her faturada karşı tarafı sorgular ve doğru belge türünü kendisi seçer. Kullanıcı "bu müşteri hangisiydi?" diye düşünmez bile. Bu kontrol elle yapıldığı sürece, hacim arttıkça hata kaçınılmazdır.

Listelerinizi tazeleyin

Sorgulamayı otomatikleştiremiyorsanız, en azından mükellef listenizi düzenli aralıklarla güncelleyin. Yılda bir güncellenen bir liste, yıl boyunca hata üretir. Özellikle kurumsal müşteri portföyü büyüyen işletmelerde bu konu hızla kontrolden çıkar.

Destek

Belge türü seçimi, e-Dönüşümde "küçük görünüp çok iş açan" konuların başında gelir. ERC Soft olarak entegrasyonlarınızı, bu kontrolü otomatik yapacak biçimde kuruyoruz. Çözümlerimiz ve Destek sayfalarımıza göz atabilirsiniz.