Akınsoft Wolvox Yıl Sonu Devir İşlemleri Rehberi

12 Aralık 2023

Yıl sonu yaklaştığında Akınsoft Wolvox ERP kullanıcılarını bekleyen rutin işlem: yeni çalışma yılına devir. Devir doğru yapılmazsa yeni yıla eksik bakiye, kayıp teklif/sipariş kaydı ya da karışık durum tanımlarıyla başlarsınız. Bu rehberde standart devir akışını ve özellikle durum tanımı kullanan modüllerdeki ince ayrıntıyı anlatıyoruz.

Devire Başlamadan Önce: 3 Kritik Kontrol

• Sürüm güncelliği: Wolvox Kontrol Panel sürümünüz güncel olmalı. Eski sürüm kullanıyorsanız Kontrol Paneli, ERP ve kullandığınız tüm Wolvox programlarını önce güncelleyin.
• Veritabanı yedeği: Devir işlemine başlamadan önce mutlaka yedek alın. Devir toplu bir veri işlemidir; elektrik kesintisi veya bağlantı kopması yarım kalan devir demektir.
• Kullanıcılar dışarıda: Devir sürerken ERP'nin server ve client bilgisayarlarda kullanılmadığından emin olun.

Standart Devir Akışı

Devir, Yetkili → Devir İşlemleri menüsünden yapılır; birden fazla şirket seçilebilir. Modül bazında hangi verilerin aktarılacağını işaretler, istemediklerinizin işaretini kaldırırsınız. Ayarları tamamladıktan sonra "Tüm Kontrollerimi Yaptım" onayını işaretleyip "Devir İşlemine Başla" ile süreci başlatırsınız. "Yeni yıl devir işlemleri tamamlandı" iletisini gördükten sonra program yeni çalışma yılından kullanılmaya devam eder.

Durum Tanımlı Modüllere Dikkat

Teklif, Sipariş ve Servis gibi modüllerde kayıtlar durum tanımlarıyla (örn. "Teklifte", "Onaylandı") izlenir. Toplu devirde aktarılacak durumlar sabit liste olarak gelir. Mevcut çalışma yılında bu modüllere kendi eklediğiniz durum tanımları varsa, toplu devir bu kayıtları istediğiniz gibi taşımayabilir. Bu durumda:

• Yetkili → Şirket Kayıt İşlemleri ekranından ilgili şirketi seçin,
• Çalışma Yılları sekmesinden "Çalışma Yılı Oluştur" düğmesine tıklayın,
• Devir menüsünde modül bazında verileri işaretlerken, durum tanımı olan modüllerin tanım listesini açıp aktarılacak durumları tek tek seçin,
• "İleri" ile devam edip deviri başlatın.

Devir Sonrası Kontroller

• Cari, stok, kasa ve banka bakiyelerini eski yılla karşılaştırın.
• Devrettiğiniz açık teklif/sipariş/servis kayıtlarının yeni yılda göründüğünü doğrulayın.
• e-Belge tarafında yeni yıl belge numaralarının doğru seriyle başladığını kontrol edin — ayrıntısı için yılbaşında e-belge numaraları rehberimize bakın.

Octopers/OctoPlus kullanıcıları için ayrı bir devir akışı vardır: Octopers/OctoPlus yıl sonu devri.

Not: Bu rehber bilgilendirme amaçlıdır; menü adları ve akış Wolvox sürümüne göre değişiklik gösterebilir.