Yılbaşında e-Belge Numaraları Nasıl Değişir?

14 Ocak 2019

Her yılın ilk günlerinde muhasebe departmanlarının gündemine aynı konu düşer: e-Belge numaraları yeni yılda nasıl ilerleyecek? Bu yazıda takvim yılı değişiminde belge numaralandırmasının mantığını ve sık yapılan hataları ele alıyoruz.

Numaralandırmanın mantığı

Elektronik belgelerde numara rastgele değildir; belirli bir yapı izler. Numara, seri kısmı ve sıra kısmından oluşur ve içinde yıl bilgisi taşır. Sıra numarası, o yıl içinde ardışık olarak ilerler. Yani numaralandırma "yıl bazlı" kurgulanmıştır: yeni takvim yılına geçildiğinde sıra baştan başlar. Bu, kağıt düzendeki cilt–sıra mantığının elektronik karşılığıdır.

Yeni yılda ne oluyor?

Takvim yılı değiştiğinde, belge numarasındaki yıl bilgisi güncellenir ve sıra numarası yeniden başlar. Bu, sisteminizin otomatik yapması gereken bir işlemdir. Doğru kurulmuş bir altyapıda kullanıcı hiçbir şey yapmaz; ilk fatura yeni yılın numarasıyla çıkar. Elle yönetilen ya da özensiz kurgulanmış sistemlerde ise sorun tam burada başlar.

En sık yapılan hatalar

Birincisi, numaranın kaldığı yerden devam etmesi: yeni yılda eski yılın sırasından devam eden bir numara, kayıt düzeninde tutarsızlık yaratır. İkincisi, aynı numaranın iki kez üretilmesi; bu genellikle paralel çalışan sistemlerin (portal + entegrasyon) birbirinden habersiz numara vermesinden kaynaklanır. Üçüncüsü ise yıl dönümünde kesilen faturaların hangi yıla ait olduğunun karışmasıdır: belgenin tarihi hangi yıla aitse, numarası da o yıla uygun olmalıdır.

Dönem sonu / dönem başı hassasiyeti

Yıl sonunun son günü ile yeni yılın ilk günü arasında kesilen belgeler özel dikkat ister. Bir işlem 31 Aralık'ta gerçekleşip fatura 2 Ocak'ta kesiliyorsa, fatura kesildiği günün tarihini taşır; geriye dönük tarih atmak mümkün değildir. Bu durumda muhasebe tarafında dönemsellik ilkesi gereği kaydın doğru döneme atılması gerekir. Belge tarihi ile kayıt dönemi arasındaki bu ilişki, e-Defter kayıtlarında da tutarlı görünmelidir.

Yıl başında yapılacak kontrol listesi

Yeni yılın ilk faturasını kesmeden önce şunları kontrol edin: numara yeni yıl bilgisini taşıyor mu, sıra 1'den başlıyor mu, birden fazla kanaldan (portal, entegrasyon, e-ticaret) fatura kesiyorsanız numara çakışması riski var mı, mali mühür geçerlilik süreniz yeni yılı kapsıyor mu. Bu dört kontrol, yılın ilk haftasında yaşanabilecek sorunların neredeyse tamamını önler.

Destek

Numaralandırma, doğru kurulduğunda hiç konuşulmayan; yanlış kurulduğunda ise her yıl başında kriz çıkaran bir konudur. ERC Soft olarak bu ayarların baştan doğru yapılmasını sağlıyoruz. Destek sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.