Mutabakat Portalı: FİT'ten Sovos'a Uzanan e-Mutabakat Uzmanlığı

Sovos'un İçinde Yaşayan FİT Solutions Mirası: Bulut e-Mutabakat Portalı

Bugün mutabakat.fitbulut.com adresinde çalışmaya devam eden Bulut e-Mutabakat Portalı, Türkiye e-Dönüşüm tarihinin en köklü ürünlerinden biridir. Portal, FİT Solutions (F.İ.T. Bilgi İşlem) tarafından geliştirildi; şirket önce Foriba'ya dönüştü, 2020'de ise Sovos tarafından satın alındı. Adres çubuğunda bugün hâlâ "fitbulut" yazmasının sebebi budur. Bu üç dönemin tamamında sahada olan ekibimiz, portalın kurulumundan toplu gönderimine, Excel şablonlarından BA/BS yüklemesine kadar tüm işleyişini ilk elden bilir. Marka üç kez el değiştirirken ürünü kesintisiz takip eden sayılı ekiplerden biri olarak bu birikimi burada belgeliyoruz. Şirketlerin el değişim hikayesini FİT – ISIS – Foriba – Sovos yazımızda anlattık.

e-Mutabakat Nedir?

e-Mutabakat, şirketler arasındaki alacak-borç hesaplarının eşitlenmesi için yürütülen mutabakat yazışmalarının telefon, faks ve posta yerine elektronik ortamda yapılmasıdır. Her şirket kendi cari verilerini sisteme yükler; sistem karşı tarafın verileriyle otomatik karşılaştırma yapar, uyumlu ve uyumsuz kalemleri raporlar. Onay, ret ve itiraz süreçleri tek bir kontrol panelinden yönetilir. Aylarca sürünen mutabakat maratonu, doğru kurgulanmış bir portalda günler hatta saatler içinde tamamlanır; kâğıt, yazıcı, kurye ve arşiv maliyeti tamamen ortadan kalkar.

Mutabakat Çeşitleri: Hangisi Ne İşe Yarar?

Portalı yıllarca müşterilerimize kurarken gördük ki kavramlar sık karışıyor. Dört temel mutabakat türünü, portaldaki karşılıklarıyla birlikte netleştirelim:

1. Cari Hesap Mutabakatı: Birlikte çalışan iki firmanın borç-alacak ilişkisini izlemek için cari hesaplarını karşılıklı paylaşması ve eşitlemesidir. Firmaların çalışma düzenine göre aylık, üç aylık veya yıllık yapılır. Portalda cari bakiyeler Excel'den topluca yüklenir, karşı tarafa tek tuşla mutabakat mektubu gönderilir; dönüşler panelden izlenir. İnsan hatasına açık telefon-faks trafiği tamamen devreden çıkar.

2. BA/BS Mutabakatı: Form BA (mal ve hizmet alımları) ve Form BS (mal ve hizmet satışları), KDV hariç 5.000 TL'yi aşan kâğıt belgeli işlemlerin GİB'e aylık bildirimidir; bildirimler izleyen ayın son günü akşamına kadar verilir. İki tarafın beyanı birbirini tutmazsa cezalı tarhiyat riski doğar — bu yüzden firmalar bildirimden önce karşılıklı BA/BS mutabakatı yapar. Kritik güncel not: Temmuz 2021'den bu yana e-Fatura ve e-Arşiv Fatura gibi elektronik belgeler BA/BS formlarına dahil edilmez; ayrıntısını Form BA/BS ve elektronik belgeler yazımızda bulabilirsiniz. Portalın en sevilen özelliği, tamamlanan BA/BS mutabakatının formunu e-Beyanname'ye tek tıkla yükleyebilmesiydi.

3. Bakiye Mutabakatı: Kalem kalem ekstre karşılaştırmak yerine yalnızca dönem sonu bakiyesinin teyit edilmesidir. Denetim ve yıl sonu kapanış dönemlerinin standardıdır. Portal, "bakiyesiz mutabakat" adı verilen kurguyu da destekler: bakiye sıfır olsa bile karşı taraftan yazılı teyit alınır ki denetçiye ibraz edilecek iz kalsın.

4. Ekstre (Kalem) Mutabakatı: İki firmanın hesap hareketlerini satır bazında eşleştirmesidir. Bakiye tutmadığında farkın hangi faturadan, hangi ödemeden kaynaklandığını bulmanın tek yolu budur. Portalda tüm veriler alt toplam ve dip toplamlarla raporlandığı için fark analizi dakikalar sürer.

Bunların yanında bankalarla yapılan banka mutabakatı ve çek-senet portföy mutabakatı da muhasebe pratiğinin parçasıdır; ancak GİB süreçlerine dokunan ve şirketler arası ticari ilişkiyi bağlayan asıl yük, yukarıdaki dört türdedir.

Portal Bugün de Canlı — Girişi Buradan Yapın

Ürünün adı zamanla değişti (FİT Bulut Mutabakat, Foriba e-Mutabakat, Sovos Bulut e-Mutabakat) ama giriş adresi hiç değişmedi. Kullanıcı adınız ve şifrenizle aşağıdaki resmî adresten giriş yapabilirsiniz:

Mutabakat Portalı Girişi (mutabakat.fitbulut.com)

Şifrenizi mi unuttunuz, firma yetkiliniz mi ayrıldı, toplu gönderim Excel şablonunuz mu kayıp? Bu portalın kullanıcı yönetimini ve kurulum mantığını bilen ekibimiz bir telefon uzağınızda.

Broşürden Bugüne: Portalın Yetenekleri

Foriba döneminin resmî broşüründe e-Mutabakat çözümü şu başlıklarla anlatılıyordu — her birini sahada bizzat kurduk:

• ✔ Toplu cari bakiye gönderimi ve alt/dip toplamlı raporlama
• ✔ Mutabakat dönüşlerinin süre bazında izlenmesi, geciken muhatapların tespiti
• ✔ Sorunlu müşterilerin erken teşhisi ve alacaklar için online tahsilat
• ✔ Bakiye karşılaştırma ve karşı tarafa sistem üzerinden not yazma
• ✔ Kapalı devre kurulum veya bulut kullanımı; görev-yetki-rol yönetimi
• ✔ e-Beyanname'ye BA/BS formunu tek tıkla yükleme

Bu Birikim Neden Sadece Bizde?

Sovos'un küresel ürün ailesinde e-Mutabakat, Türkiye'ye özgü ve görece niş bir üründür. FİT ve Foriba dönemlerinde bu ürünü satan, kuran ve destekleyen ekiplerin büyük bölümü bugün dağılmış durumda. Biz ise 2016'dan bu yana aynı altyapının içindeyiz: 15.000'i aşkın müşteriye hizmet verdiğimiz Foriba/Sovos yıllarında mutabakat portalının Excel şablonlarını, kullanıcı yetkilendirmesini, toplu gönderim kurgularını ve BA/BS entegrasyonunu defalarca uçtan uca kurduk. Sovos'un resmî yayınları da ürünün gücünü doğruluyor: e-Mutabakat ürün sayfası, "Anlaşmanın En Hızlı Yolu: e-Mutabakat Nedir?" (Ocak 2024) ve Hitsoft iş ortaklığı başarı hikayesi. Bizim farkımız, bu anlatılan ürünü sahada fiilen işletmiş olmamız.

Mutabakat Portalı Kullanıcısına Verdiğimiz Destekler

1. Giriş ve Kullanıcı Sorunları: Şifre sıfırlama yönlendirmesi, yetkili değişikliği, firma eşleştirme ve çoklu şirket kurgusu.

2. Dönem Açılışı ve Toplu Gönderim: Cari ve BA/BS dönemlerinin açılması, Excel şablonlarının hazırlanması, hatalı satır ayıklama.

3. Raporlama ve Takip: Dönüş oranı düşük muhataplar için hatırlatma kurgusu, alt/dip toplam raporlarının okunması, fark analizi.

4. BA/BS ve e-Beyanname: Mutabakat sonucunun forma dönüştürülmesi, elektronik belge istisnalarının doğru uygulanması.

5. Geçiş Danışmanlığı: Portalden başka bir çözüme (veya yeni modülümüze) geçişte veri ve süreç planlaması.

İletişime Geçin

Mutabakat Portalı'yla ilgili her konuda — giriş, kullanım, eğitim, geçiş — iletişim sayfamızdan veya 0850 304 46 92 numarasından bize ulaşabilirsiniz. Ürünü bilen biriyle konuşmanın farkını ilk telefonda hissedeceksiniz.