Sovos Digital Planet e-Defter Saklama Yüklemesi Nasıl Yapılır?

3 Aralık 2024

e-Defter mükellefleri, defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarını GİB'in onayladığı bir saklama hizmeti üzerinden muhafaza etmek zorunda. Sovos Digital Planet altyapısında defter saklama kullanan firmaların en sık takıldığı nokta ise yükleme öncesi dosya hazırlığı: Hangi dosyalar, hangi düzende paketlenecek? Bu rehberde süreci adım adım anlatıyoruz.

1. Elinizde Olması Gereken 7 Dosya

Yükleme öncesinde, e-Defter dosyalarınızı hazırlayan program tarafından oluşturulmuş ya da GİB sisteminden geri indirilmiş 7 adet zip dosyasına ihtiyacınız var. Vergi kimlik numarası 1234567890 olan bir firmanın 2024/06 dönemi için örnek verelim:

• 1234567890-202406-Y-000000.zip (Yevmiye defteri)
• 1234567890-202406-YB-000000.zip (Yevmiye beratı)
• GIB-1234567890-202406-YB-000000.zip (GİB onaylı yevmiye beratı)
• 1234567890-202406-K-000000.zip (Kebir defteri)
• 1234567890-202406-KB-000000.zip (Kebir beratı)
• GIB-1234567890-202406-KB-000000.zip (GİB onaylı kebir beratı)
• 1234567890-202406-DR-000000.zip (Defter raporu)

Dosya adlarındaki VKN, dönem (YYYYAA) ve parça numarası firmanıza göre değişir; düzen aynıdır.

2. Dosyaları Üçlü Pakete Dönüştürün

Portal, bu 7 dosyanın tek tek değil, gruplanmış hâlde yüklenmesini bekler. Bilgisayarınızda iki yeni zip dosyası oluşturun:

• Yevmiye paketi (örn. ydosyalari.zip): İçine Y, YB ve GIB-YB dosyalarını koyun.
• Kebir paketi (örn. kdosyalari.zip): İçine K, KB ve GIB-KB dosyalarını koyun.
• Defter raporu (DR dosyası): Zaten tek dosya olduğu için olduğu gibi kalır.

Böylece elinizde yüklemeye hazır 3 adet zip olur. Paket adlarını serbestçe verebilirsiniz; ancak dosya adlarında ç, ş, ğ, boşluk, +, *, % gibi karakterler kullanmayın — yükleme bu yüzden reddedilebilir. Windows'un kendi "Sıkıştırılmış klasöre gönder" özelliği de iş görür.

3. Portalda Yükleme Ekranına Gidin

portal.digitalplanet.com.tr adresinden hesabınıza giriş yapın. Sol menüden sırasıyla:

E-Defter Saklama → E-Defter Saklama → E-Defter Arşiv Yükleme

adımlarını izleyerek yükleme ekranına ulaşın. Hazırladığınız üç zip dosyasını buradan tek tek seçip yükleyin; DR (defter raporu) dosyasını en son yüklemeniz önerilir.

Yükleme Reddedilirse Nedeni Genellikle Şunlardır

• VKN uyumsuzluğu: Yüklenen defter dosyaları, portalda oturum açtığınız firmanın VKN'sine ait olmalıdır. Başka firmaya ait dosya kabul edilmez.
• İmza hatası: Mali mühür/imza doğrulaması geçmeyen defter dosyaları yüklenemez.
• Paket düzeni hatası: Y ve K gruplarının karışık paketlenmesi ya da GİB onaylı beratların pakete konmaması.
• Dosya adı karakter sorunu: Türkçe karakter veya özel işaret içeren paket adları.

Berat yükleme tarafında sık yapılan hatalar için e-Defter beratı yüklerken dikkat edilecekler rehberimize, saklama zorunluluğunun kapsamı için elektronik belge saklama hizmeti sayfamıza göz atabilirsiniz.

Not: Bu rehber bilgilendirme amaçlıdır; portal arayüzü ve menü adları zaman içinde değişiklik gösterebilir.