SGK'ya e-Fatura Nasıl Düzenlenir?

2 Haziran 2020

Sağlık hizmeti sunan kurumlar, eczaneler, optikçiler ve medikal malzeme sağlayıcıları için Sosyal Güvenlik Kurumu'na (SGK) fatura düzenlemek rutin bir iştir. Bu faturaların elektronik ortamda ve kurumun beklediği bilgilerle düzenlenmesi gerekir. Bu yazıda süreci genel hatlarıyla ele alıyoruz.

SGK faturası neden özellikli?

SGK'ya kesilen fatura, sıradan bir ticari faturadan farklı olarak bir geri ödeme sürecinin parçasıdır. Kurum, fatura ile kendi kayıtlarındaki hizmet/reçete verilerini eşleştirir. Eşleşme sağlanmazsa ödeme askıya alınır. Yani faturanın doğruluğu yalnızca vergisel değil, tahsilat açısından da kritiktir. Bu nedenle SGK faturalarında dikkat düzeyi bir tık yüksek olmalıdır.

Belge türü: e-Fatura mı, e-Arşiv mi?

Kural yine aynıdır: karşı taraf e-Fatura sisteminde kayıtlıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura düzenlenir. Kamu kurumları elektronik belge düzeninin içinde olduğundan, bu satışlarda genellikle e-Fatura yolu işler. Sisteminizin mükellef sorgulamasını otomatik yapması, burada da doğru belge türünü garanti eder.

Dönem ve icmal mantığı

SGK'ya faturalama genellikle dönemsel çalışır: belirli bir dönemde verilen hizmetler toplanır ve dönem sonunda faturalandırılır. Bu nedenle faturanın hangi döneme ait olduğunun net biçimde belirtilmesi ve kurum kayıtlarıyla örtüşmesi gerekir. Dönem karışıklığı, en sık yaşanan ödeme gecikmesi sebeplerindendir. Fatura tarihi ile hizmet dönemi arasındaki ilişkiyi net kurmak şarttır.

Referans ve detay bilgileri

Fatura üzerinde, kurumun belgeyi kendi kayıtlarıyla eşleştirmesini sağlayan referans bilgilerinin bulunması gerekir. Bu bilgiler eksikse fatura "sahipsiz" kalır ve süreç durur. Düzenli SGK faturası kesen işletmelerin, bu alanları sistemlerinde zorunlu hâle getirmesi en pratik çözümdür; böylece kullanıcı unutsa bile belge eksik çıkmaz.

Hata çıkarsa

Yanlış düzenlenmiş faturayı geriye dönük düzeltmek mümkün değildir; duruma göre iptal veya itiraz mekanizmaları işletilir. Konuyu ayrıntılı anlattığımız e-Faturada İptal ve İtiraz Süreçleri yazımıza bakabilirsiniz. Geri ödeme süreci söz konusu olduğunda, düzeltmenin de kuruma zamanında bildirilmesi gerekir.

Pratik öneri

SGK faturalarınızı ayrı bir satış senaryosu olarak tanımlayın: dönem, referans ve zorunlu alanlar otomatik gelsin. Böylece süreç kişiye bağlı olmaktan çıkar ve ödemeleriniz gecikmez. Uygulamanın güncel detayları için kurumun yürürlükteki düzenlemelerini ve mali müşavirinizi esas alın; belge ve entegrasyon tarafında ERC Soft olarak yanınızdayız. Destek sayfamızdan ulaşabilirsiniz.