İlk Kez e-Fatura Başvurusu: Adım Adım Rehber

29 Kasım 2018

e-Fatura kapsamına yeni giren işletmelerin ilk sorusu genellikle şudur: nereden başlayacağım? Süreç aslında düşünüldüğü kadar karmaşık değildir; sırayla ilerlendiğinde birkaç gün içinde tamamlanır. Bu yazıda ilk kez e-Fatura başvurusu yapacaklar için adımları sıraladık.

Önce: kapsamda mıyım?

Yükümlülük, ciro eşiğini aşan ya da belirli sektörlerde faaliyet gösteren mükellefler için doğar. Eşikler ve sektör listeleri yıllar içinde kademeli olarak genişletildiğinden, kendi durumunuzu GİB'in yürürlükteki tebliğinden veya mali müşavirinizden teyit etmelisiniz. Kapsama girdiyseniz, geçiş için tanınan süre içinde hazırlıkları tamamlamanız gerekir. Kapsam dışındaysanız da isteğe bağlı olarak e-Fatura'ya geçebilirsiniz; birçok işletme zorunluluk beklemeden geçmeyi tercih eder.

Adım 1: Mali mühür temini

e-Fatura'nın olmazsa olmazı mali mühürdür. Tüzel kişiler için mali mühür, şahıs işletmeleri için elektronik imza kullanılır. Mühür, şirketiniz adına belge imzalama yetkisi taşıyan bir araçtır; bu nedenle temini ve saklanması ciddiye alınmalıdır. Başvuru ve teslim süreci birkaç gün sürebildiği için, işe buradan başlamak en doğrusudur. Süreci son güne bırakmak, geçiş takviminizi tek başına sarkıtabilir.

Adım 2: Kullanım yönteminin seçilmesi

Üç seçeneğiniz var: GİB Portal (düşük hacim, manuel), özel entegratör (yaygın ve pratik) veya doğrudan entegrasyon (çok yüksek hacim, kendi teknik ekibi olanlar). İşletmelerin büyük çoğunluğu için doğru cevap özel entegratördür; teknik yük hizmet sağlayıcıda kalır. Bu kavramı ayrıntılı ele aldığımız Özel Entegratör Nedir yazımıza bakabilirsiniz.

Adım 3: Başvuru ve aktivasyon

Mühür hazır olduğunda, seçtiğiniz yöntem üzerinden başvurunuz yapılır ve hesabınız sistemde tanımlanır. Aktivasyonun ardından belirli bir tarihten itibaren e-Fatura kullanıcısı olarak görünürsünüz. Bu tarih önemlidir: artık size e-Fatura düzenlenmeye başlanır ve sizin de kayıtlı kullanıcılara e-Fatura kesmeniz beklenir. Kapsam dışındaki müşterilerinize ise e-Arşiv Fatura düzenlersiniz.

Adım 4: Muhasebe yazılımıyla entegrasyon

Asıl kritik adım budur. Faturalarınızı elle mi keseceksiniz, yoksa mevcut muhasebe/ERP sisteminizden otomatik mi? Hacminiz düşükse portal yeterli olabilir; ancak günde birkaç faturayı aşan işletmelerde entegrasyon şarttır. Entegrasyon doğru kurulduğunda mükellef sorgulaması, belge türü seçimi ve gönderim otomatik yürür; hata oranı ciddi biçimde düşer.

Adım 5: Test ve ilk fatura

Gerçek faturaya geçmeden önce test yapmak, ilerideki sürprizleri önler. Ürün tanımları, vergi oranları, birim ve alan bilgileri doğru geliyor mu kontrol edin. İlk faturayı kestikten sonra karşı tarafa ulaştığını teyit edin. Bu aşamada ulaşılabilir bir destek ekibi, sürecin en değerli parçasıdır.

Sonraki adımlar

e-Fatura'ya geçtikten sonra sırada genellikle e-Defter ve gerekiyorsa e-İrsaliye vardır. Bunları baştan planlamak, aynı işi iki kez yapmanızı önler. ERC Soft olarak başvurudan entegrasyona kadar tüm adımlarda yanınızdayız.