Wolvox'ta Mükellef Listesinde Olmayan Firmayı Ekleme (e-Fatura/e-İrsaliye)

11 Temmuz 2023

Akınsoft Wolvox ERP kullanıyorsunuz, müşteriniz e-faturaya yeni geçmiş; ama fatura keserken program firmayı e-fatura mükellefi olarak görmüyor. Bu, Wolvox kullanıcılarının en sık yaşadığı e-belge sorunlarından biridir. Nedeni basit: kayıtlı mükellef listeleri entegratör üzerinden belirli aralıklarla güncellenir; listeye yeni giren bir firma, son güncelleme henüz alınmadığı için programda görünmeyebilir. Çözüm de basittir — firmayı elle kontrol edip cari kartı doğru şekilde güncellemek.

1. Cari Kartı Eksiksiz Doldurun

Her şeyden önce ilgili firmanın cari kartındaki kimlik alanları doğru olmalı:

• Şahıs (gerçek kişi) firması: 11 haneli T.C. kimlik numarası T.C. Kimlik No alanına yazılmalı; Ad ve Soyad alanları mutlaka dolu olmalı.
• Tüzel kişi (Ltd., A.Ş., kamu kurumu vb.): 10 haneli vergi numarası Vergi No alanına yazılmalı.
• e-İrsaliye düzenliyorsanız: cari karttaki posta kodu alanı boş bırakılmamalı.

Yazım formatı kritiktir: numaralar bitişik, boşluksuz ve işaretsiz yazılır. "123 456 78 90" veya "123-456-789-0" gibi girişler hata verir. Nihai tüketici satışlarında yaygın kullanım, yurt içi genel müşteri için 11 hane "1" (11111111111), yurt dışı müşteri için "2"lerden oluşan numaradır.

2. Firmanın Mükellefiyetini Doğrulayın

Entegratör portalınızdaki mükellef sorgulama ekranından firmanın VKN/TCKN'sini sorgulayın; e-fatura ve e-irsaliye kayıtları ayrı listelerdir, hangi belge türü için çalışacaksanız onu kontrol edin. GİB tarafındaki ücretsiz sorgulama seçenekleri için GİB mükellef sorgulama servisleri rehberimize bakın.

3. Wolvox'ta Listeyi Güncelleyin

• Programın e-Fatura Ayar ekranına geçin ve mükellef listesinden ilgili firmayı sorgulayın.
• Firma e-irsaliye mükellefiyse, e-fatura ve e-irsaliye listelerine kendi belge türünde ayrı ayrı ekleme yapın.
• Pratik yöntem: ilgili cari kartta küçük bir değişiklik yapıp yeniden kaydedin — program kaydı yenilerken firmanın e-fatura/e-irsaliye durumunu mükellef listesinden kontrol ederek kartı günceller.
• Toplu çözüm: programı (Kontrol Paneli dahil) tamamen kapatıp açtığınızda tüm cariler açılışta kontrol edilir ve gerekli güncellemeler yapılır.

Kalıcı Çözüm: Otomatik Güncelleme ve Entegrasyon

Belge düzenleme anında listenin GİB ve entegratör tarafından otomatik doğrulanmasını istiyorsanız bu, özel script/uyarlama ile mümkündür. ERC Soft olarak Wolvox dahil yaygın ERP ve ön muhasebe yazılımlarının e-belge entegrasyonlarında hem kurulum hem sorun giderme desteği veriyoruz; özel uyarlamalar için özel yazılım ekibimiz devrede.

Not: Bu rehber bilgilendirme amaçlıdır; menü adları Wolvox sürümüne göre değişiklik gösterebilir.