Türkiye'de e-Fatura Uygulaması Nasıl İşler?

23 Şubat 2017

Türkiye, elektronik belge uygulamalarında dünyada erken hareket eden ülkelerden biri oldu. e-Fatura, kağıt faturanın birebir elektronik karşılığı olarak, alıcı ve satıcı arasında Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) belirlediği standart ve altyapı üzerinden iletilir. Bu yazıda uygulamanın Türkiye'de nasıl kurgulandığını ve bir faturanın yolculuğunu adım adım anlatıyoruz.

e-Fatura'nın temel mantığı

e-Fatura, serbest formatlı bir belge değildir; belirli bir XML standardına (UBL-TR) göre üretilir, mali mühür ya da elektronik imza ile imzalanır ve GİB sistemleri üzerinden alıcıya ulaştırılır. Böylece belge hem makine tarafından okunabilir hem de kaynağı doğrulanabilir hâle gelir. Kağıt faturada mümkün olan "kaybolma", "ulaşmama" veya sonradan değiştirilme sorunları büyük ölçüde ortadan kalkar. Uygulamanın kapsamı ve detayları için e-Fatura sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Üç kullanım yöntemi

Mükellefler e-Fatura'yı üç yoldan kullanabilir. GİB Portal yöntemi, düşük hacimli kullanıcılar için GİB'in kendi arayüzü üzerinden manuel çalışmayı ifade eder. Özel entegratör yöntemi, GİB'den izin almış bir hizmet sağlayıcının altyapısını kullanmaktır; kurulum ve bakım yükü hizmet sağlayıcıdadır. Doğrudan entegrasyon ise büyük hacimli kurumların kendi sistemlerini GİB'e bağlamasıdır ve ciddi teknik kaynak gerektirir. Çoğu işletme için en pratik yol, özel entegratör üzerinden ilerlemektir.

Bir faturanın yolculuğu

Satıcı, muhasebe ya da ERP sisteminde faturayı oluşturur. Belge UBL-TR formatına dönüştürülür ve mali mühürle imzalanır. Ardından entegratör aracılığıyla GİB'e iletilir; GİB şema ve şematron kontrollerini yapar. Belge geçerliyse alıcının sistemine düşer ve alıcı, ticari fatura senaryosunda kabul ya da ret yanıtı verebilir. Temel fatura senaryosunda ise yanıt mekanizması yoktur. Tüm bu akış dakikalar içinde tamamlanır.

e-Arşiv ve diğer belgelerle ilişkisi

e-Fatura yalnızca sistemde kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenir. Kapsam dışındaki müşterilere, yani nihai tüketiciye ya da e-Fatura kullanıcısı olmayan firmalara e-Arşiv Fatura düzenlenir. Sevkiyat tarafında e-İrsaliye, muhasebe tarafında ise e-Defter devreye girer. Bu uygulamalar bir bütün olarak düşünüldüğünde, ticari sürecin tamamı uçtan uca dijitalleşir.

Başlarken nelere dikkat etmeli?

Geçiş için önce mali mühür temin edilir, ardından başvuru yapılır ve kullanım yöntemi seçilir. Kritik nokta, mevcut muhasebe yazılımınızla entegrasyonun sorunsuz kurulmasıdır; aksi hâlde fatura kesme süreci yavaşlar. ERC Soft olarak başvuru, mühür, portal ve entegrasyon adımlarının tamamında yanınızdayız. Sorularınız için Destek sayfamıza göz atabilirsiniz.