e-Belgelerde Standart Ürün Kodu ve Ölçü Birimi

20 Kasım 2020

Elektronik belge düzeninin gelişimindeki yön nettir: belgenin yalnızca elektronik olması değil, içindeki verinin de standart olması hedefleniyor. Ürün kodu ve ölçü birimi standardı bu hedefin merkezinde yer alıyor. Bu yazıda konunun neden önemli olduğunu ve işletmeleri nasıl etkilediğini ele alıyoruz.

Sorun ne?

Bugün aynı ürün, iki farklı firmanın faturasında bambaşka görünebilir. Biri "A4 Fotokopi Kağıdı 80gr", diğeri "kağıt a4 80" yazar; biri "paket", diğeri "koli" olarak ölçer. İnsan gözü bunları eşleştirebilir, yazılım eşleştiremez. Belgeler elektronik olsa bile içerik standart değilse, veriden anlamlı analiz üretmek zorlaşır. Kısacası: elektronikleşme tek başına yetmiyor, ortak dil gerekiyor.

Standart ürün kodu ne getiriyor?

Ürünlerin uluslararası kabul görmüş kodlarla (örneğin barkod/GTIN mantığındaki tanımlarla) belirtilmesi, aynı ürünün her belgede aynı biçimde tanınmasını sağlar. Bu, tedarik zinciri boyunca izlenebilirlik demektir: ürün üreticiden nihai satıcıya kadar aynı kimlikle takip edilebilir. Ölçü birimlerinin standart listeden seçilmesi de aynı amaca hizmet eder.

İşletmeye etkisi

Bu düzenin işletme tarafındaki karşılığı, ürün kartlarınızın kalitesidir. Yıllardır serbest metinle tutulan ürün tanımları, standart koda bağlanmak zorunda kalır. Bu, bir defalık ama ciddi bir veri temizliği işidir: ürün kataloğunuzun gözden geçirilmesi, kodların eşleştirilmesi ve eksiklerin tamamlanması gerekir. Bu işi erken yapan işletmeler, kapsam genişlediğinde hazırlıklı olur.

Nereden başlamalı?

Önce mevcut ürün kartlarınızı çıkarın ve tekrarlayan, hatalı veya eksik tanımları temizleyin. Aynı ürünün sistemde birden çok kayıtla durması yaygın bir sorundur. Ardından ölçü birimlerini standart listeye göre düzenleyin. Son olarak ürünlerinizi ilgili kodlarla eşleştirin. Bu çalışma sadece uyum için değil, kendi raporlamanız için de değerlidir; çoğu işletme bu temizlikten sonra kendi verisini ilk kez net görür.

Kapsam ve zamanlama

Zorunluluğun kapsamı ve yürürlük takvimi sektöre göre ve dönemsel olarak belirlenir; ayrıca belirli ürün gruplarında izleme sistemleri öne çıkar. Bu nedenle kendi durumunuz için GİB'in yürürlükteki düzenlemesini esas alın. Genel eğilim, veri standardının giderek daha geniş bir alanda aranması yönündedir.

Destek

Ürün kartı düzeni ve belge alanlarının doğru üretilmesi, entegrasyonun kalitesine bağlıdır. ERC Soft olarak muhasebe/ERP tarafındaki ürün verinizin belgelere doğru yansımasını sağlıyoruz. Çözümlerimiz ve Destek sayfalarımıza bakabilirsiniz.