e-Defter ve e-Fatura Saklama Süresi: 5 Yıl mı, 10 Yıl mı?

Temmuz 2026

e-Defter ve e-Fatura kullanan işletmelerin sıkça sorduğu bir soru var: Bu kayıtlar kaç yıl saklanmalı? Vergi Usul Kanunu (VUK) ile Türk Ticaret Kanunu (TTK) bu konuda farklı süreler öngörüyor ve elektronik ortamda saklamanın kendine has kuralları bulunuyor. Bu yazıda saklama süresini ve dikkat edilmesi gereken noktaları özetliyoruz.

VUK'a Göre Saklama Süresi: 5 Yıl

VUK'un 253. maddesine göre defter tutmak zorunda olan mükellefler, tuttukları defterleri ve düzenleyip aldıkları belgeleri, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından itibaren 5 yıl süreyle saklamak ve istenmesi halinde ibraz etmekle yükümlüdür. Bu süre, vergi incelemesi ve zamanaşımı süreleriyle doğrudan ilişkilidir.

TTK'ya Göre Saklama Süresi: 10 Yıl

Türk Ticaret Kanunu ise aynı belgeler için 10 yıllık bir saklama süresi öngörür. Şirketler hem vergi mevzuatına hem de ticaret hukukuna tabi olduğundan, uygulamada iki kanunun daha uzun olan süresi esas alınır. Bu nedenle e-Defter ve e-Fatura kayıtlarının en az 10 yıl boyunca saklanması, olası bir uyuşmazlıkta hem vergi hem ticaret hukuku açısından güvenli tarafta kalmayı sağlar.

Elektronik Saklama Nasıl Yapılmalı?

e-Defter ve e-Fatura'nın elektronik ortamda saklanması, kağıt belgeden farklı teknik gereklilikler taşır:

• Değiştirilemezlik: Saklanan dosyaların (berat, xml, imza) sonradan değiştirilmediğinin garanti altında olması gerekir.
• Yetkisiz erişime kapalılık: Verilere yalnızca yetkili kişilerin erişebildiği, erişim kayıtlarının tutulduğu bir sistem kullanılmalıdır.
• Yedekleme: Veri kaybı riskine karşı düzenli ve güvenli yedekleme yapılmalıdır; tek bir sunucuya veya cihaza bağımlı kalınmamalıdır.
• Format bütünlüğü: e-Defter beratları ve e-Fatura XML/UBL dosyaları, GİB'in belirlediği orijinal formatında saklanmalı, okunabilirliği korunmalıdır.

Saklama Yükümlülüğüne Uyulmazsa Ne Olur?

Saklama süresi dolmadan kayıtların kaybolması, silinmesi veya ibraz edilememesi; vergi incelemesi sırasında re'sen takdir ve özel usulsüzlük cezası gibi ciddi sonuçlar doğurabilir. Ayrıca ticari uyuşmazlıklarda, süresi içinde saklanmamış bir defter veya fatura, mahkemede delil olarak ileri sürülemeyebilir. Bu nedenle saklama yükümlülüğü, sadece bir vergi meselesi değil aynı zamanda ticari bir risk yönetimi konusu olarak ele alınmalıdır.

Konuyla bağlantılı olarak e-Defter berat yükleme süreleri 2026 ve e-Defter zorunluluğu 2026 yazılarımızı da inceleyebilirsiniz. Güncel mevzuat değişiklikleri için GİB duyurularını takip etmenizi öneririz.