Mükellef Arşivinde Eksik e-Defter Dönemleri Nasıl Takip Edilir?

Yayın ve kaynak kontrolü: 23 Ekim 2026

Arşivde eksik dönem bulduğunuzda ilk iş dosyayı yeniden üretmek değildir. Önce beklenen dönemleri yetkili kişiyle netleştirin; elinizdeki dosyaları bu listeyle karşılaştırın. Bulunamayan dosya, henüz kontrol edilmemiş dosya ve yanlış döneme ait dosya için ayrı durumlar kullanın.

Beklenen listeyi firma bazında oluşturun

Her firmada aynı ayların ve aynı dosya sayısının bulunması gerektiğini varsaymayın. Hesap dönemi, uygulama başlangıcı ve kullanılan yazılımın ürettiği dosya seti ilgili müşavir tarafından kontrol edilmelidir. Bu liste yasal takvim veya resmi işlem sonucu değildir; büro içindeki eksiklerin takibi içindir.

Kopyalayıp kullanabileceğiniz çizelge

Çizelgeye dosyanın kaynağını, son iletişim tarihini ve kontrol tarihini de ekleyin. Ortak takip dosyasına PIN, parola veya gereksiz kişisel bilgi yazmayın. Mükellef ayrıntıları yerine büro içinde bilinen firma kodlarını kullanabilirsiniz.

Dört durumla ilerleyin

• Kaynakta aranıyor: Dosya henüz bulunamadı; kimden beklendiği belli.
• Alındı, kontrol bekliyor: Dosya ulaştı fakat doğru firma ve dönem olduğu doğrulanmadı.
• Eksik veya uyumsuz: Beklenen set tamamlanmadı ya da farklı döneme ait belge geldi.
• Kontrol edilip arşivlendi: Sorumlu kişi seti ve hedef arşivde erişimi kontrol etti.

Son durum bile resmi gönderimin yapıldığını tek başına kanıtlamaz. Kullanılan yazılım ve resmi uygulamadaki işlem sonucu ayrıca takip edilmelidir.

Eksik dosya talebini somutlaştırın

“Bütün defterleri gönderin” yerine firma, yıl, dönem ve beklenen dosya türünü belirtin. Elinizde nelerin bulunduğunu listeleyin; güvenli aktarım kanalını ve yetkili alıcıyı belirleyin. Dosya bulunamazsa yeniden üretim veya resmi işlem gerekip gerekmediğini ilgili müşavir ve yazılım desteği değerlendirsin.

Arşiv kapanış kontrolü

Gelen seti özgün haliyle koruyun. Defter ile ilgili beratları ilişkili tutun; GİB düzenlemesi elektronik muhafaza ve ibrazı ele alır. Dosya teslimi tamamlandıktan sonra teslim sürecindeki sorumlulukları kapatın ve hedef arşivde erişimi kontrol edin.

Sık sorulanlar

Dosya gelince eksik kaydını kapatabilir miyim?

Önce firma, dönem ve beklenen seti kontrol edin. Dosyanın ulaşması ile doğru arşive alınması farklı adımlardır.

Bir aydan kalan PDF boşluğu tamamlar mı?

Hayır. PDF görünümü ilgili elektronik asıl dosyaların yerine kabul edilmemelidir.

Saklama hizmeti eksik dosyayı üretir mi?

Saklama, mevcut dosyaların arşivlenmesidir. Eksik dosyanın kaynağından temini ve gerekli işlemler ayrıca çözülmelidir.

Setiniz tamamlandığında Multi Portal saklama kapsamını inceleyin. Portal kullanıcıları için ilk yüklemeyle başlayan 30 günlük deneme 250 MB ile sınırlıdır; üst kapasite ücretlidir.

Kaynak kontrolü: 23 Ekim 2026. GİB Elektronik Defter Genel Tebliği, muhafaza ve ibraz bölümü. İşlem gününde güncel resmi koşulları ayrıca kontrol edin.