Muhasebe Bürosunda Personel Değişti: e-Defter Arşivi Nasıl Devredilir?
Personel değişiminde yalnız klasör bağlantısını iletmek e-defter arşiv devrini tamamlamaz. Hangi mükellefin hangi dönem dosyalarının bulunduğu, eksiklerin kimde kaldığı ve yeni sorumlunun dosyalara erişip erişemediği birlikte kontrol edilmelidir. Dosya devri ile kullanıcı yetkisi devrini ayrı iş kalemleri olarak planlayın.
Devir listesinin dört bölümü
- Arşiv konumları: Yerel disk, kurumsal depolama ve kullanılan portal hesaplarını listeleyin. Parolaları listeye eklemeyin.
- Firma ve dönem kapsamı: Hangi yılların ve ayların bulunduğunu, kontrol edilmiş setleri ve kaynaklarını belirtin.
- Açık işler: Eksik dosya talepleri, devam eden teknik kayıtlar ve kontrol bekleyen dönemleri ayrı yazın.
- Erişim sorumlusu: Hesap yönetimini ve izin değişikliklerini yapacak yetkili kişiyi belirleyin.
Devralan kişiyle örnek erişim kontrolü yapın
Yetkili kişinin belirlediği örnek bir firma ve dönemi seçin. Devralan kişinin ilgili arşivi kendi yetkili oturumundan bulabildiğini ve gerekli dosyaya erişebildiğini kontrol edin. Bir örneğin çalışması bütün dönemlerin eksiksiz olduğunu göstermez; kapsam kontrolünü çizelge üzerinden ayrıca tamamlayın.
Parola paylaşmak yerine hesap sorumluluğunu netleştirin
Eski çalışanın oturumunu devretmek, PIN'i mesajla göndermek veya tek kullanımlık kodları ortak grupta paylaşmak uygun bir devir yöntemi değildir. Kurumunuzun yetkili yöneticisi mevcut uygulamanın sunduğu hesap ve erişim seçeneklerine göre düzenleme yapsın. Bu rehber Multi Portal'da belirli bir rol veya otomatik yetki devri özelliği bulunduğunu vaat etmez.
Mali mühür veya e-imza cihazının muhafazasını da ayrıca kaydedin. Sertifika sahibi ve yetkili kişi değişikliği ile büro personeli değişikliğini aynı işlem saymayın; resmi sertifika işlemleri gerektiğinde sağlayıcının güncel süreci izlenmelidir.
Bekleyen işlerin kaybolmasını önleyin
“Arşiv teslim edildi” kaydıyla kontrol bekleyen dosyaları kapatmayın. Eksik dönem takip şablonunda her açık işin sorumlusunu ve sonraki adımını yazın. Resmi gönderim durumu ile dosyanın arşivde bulunmasını ayrı kaydedin. İlgili GİB düzenlemesi defter ve beratların ilişkili şekilde muhafazasını ele alır; devir tutanağı bu dosyaların yerine geçmez.
Devir kaydında neler olmalı?
- Devir tarihi, devreden ve devralan sorumlular.
- Kapsanan firma/dönem listesi ve dosya konumları.
- Tamamlanan erişim kontrolünün sonucu.
- Açık eksikler ve takibi üstlenen kişi.
- Hesap erişimlerini inceleyen yetkili yönetici.
Kayıtları kurumunuzun uygun çalışma alanında tutun; mükellef dosyalarını herkesin eriştiği bağlantılarla paylaşmayın. Bu liste operasyonel devir içindir, hukuki sözleşme veya resmi işlem belgesi değildir.
Sık sorulanlar
Eski çalışanın hesabıyla devam edebilir miyiz?
Önce yetkili yöneticiniz hesap sahipliği ve erişimleri değerlendirsin. Kişisel giriş bilgilerini paylaşarak devam etmeyin.
Portal kullanmak yerel dosyaları hemen silmemizi gerektirir mi?
Hayır. Saklama ve ibraz yükümlülükleri ile kurumunuzun yedek planı ayrıca değerlendirilmelidir. Bu rehber silme talimatı vermez.
Arşiv devri eksik dosyaları tamamlar mı?
Hayır. Eksik dosyanın kaynağından temini ve doğru setin kontrolü ayrı yürütülmelidir.
Dağınık arşivi toparlamaya firma ve dönem envanteriyle başlayın.
e-Defter saklama kampanyasını ve koşullarını inceleyin.
Kaynak kontrolü: 23 Ekim 2026. GİB, e-Defter muhafaza ve ibraz düzenlemesi. Güncel resmi koşulları işlem gününde kontrol edin.