Hedef kitle: e-Arşiv fatura düzenleyen işletmeler, ön muhasebe personeli ve müşavirle belge akışını yöneten ekipler.
Alıcı bilgilendirmesini fatura ekinden ayırma
Soru: e-Arşiv faturayı e-posta ile gönderirken alıcıya ayrıca hangi açıklamayı yazmalıyım?
GİB e-Arşiv Fatura Uygulaması açıklamasında e-Arşiv faturanın oluşturulması, muhafazası, ibrazı ve raporlamasının elektronik ortamda yapıldığı; alıcının talebine göre kâğıt veya elektronik ortamda iletilebildiği belirtilir. e-Arşiv Teknik Kılavuzu ise elektronik iletimde UBL-TR formatının görüntülenmesi, imza/mühür doğrulaması ve gerektiğinde kâğıt çıktı alınmasının nasıl yapılacağına dair bilgi verilmesini öngörür. Bu nedenle e-posta metni yalnız “faturanız ektedir” cümlesiyle bırakılmamalıdır.
Pratik e-posta kontrolü:
- Fatura numarası ve tarihini yazın.
- Ek dosyanın belge olduğunu, ödeme talimatı olmadığını belirtin.
- Belgenin görüntülenmesi ve doğrulanması için resmi doğrulama kanalına yönlendirin.
- Şüpheli bağlantı veya parola isteyen ek bir siteye yönlendirmeyin.
- Alıcı özel çıktı istiyorsa bunu işlem notuna alın.
Örnek açıklama: “Bu e-posta e-Arşiv fatura iletimidir. Belge doğrulaması için GİB’in e-Belge doğrulama ekranını kullanabilirsiniz.”
İlgili iç bağlantılar: e-Arşiv Fatura Nedir? ve e-Arşiv Raporu Nedir?.
Kaynak ve son kontrol: GİB e-Arşiv Fatura Uygulaması, GİB e-Arşiv Teknik Kılavuzu, Türkiye, 2026-10-30.