E-Arşiv Fatura Sık Sorulan Sorular

E-Arşiv Fatura nedir?

E-Arşiv ilk olarak Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) olarak karşımıza çıkmıştır.

EFKS kurum ve kuruluşların düzenledikleri faturalarda bulunan bazı bilgilerin, belirlenen uygulama ve veri standartları çerçevesinde Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine aktarılması şartı ile faturalara ait ikinci nüshaların kağıt olarak saklanması zorunluluğunu ortadan kaldıran; ayrıca alıcılarına verilmek üzere hazırlanan birinci nüsha faturaların da güvenli elektronik imzalı dijital belge şeklinde oluşturulmasına imkan sağlayan pilot bir uygulamadır.

Tasarımı itibariyle bir e-fatura çözümü olmaktan ziyade, elektronik arşivleme çözümü olan sistem içerisinde birinci nüsha faturaların elektronik imzalı pdf dokümanları şeklinde oluşturulmasına da sınırlı bir biçimde izin verilmiştir.

Mükelleflerin bir yıl içerisinde e-Fatura Uygulamasına entegre olmaları gerekmektedir.

E-ticaret firmaları ne zaman E-Arşiv Fatura'ya geçecek?

Söz konusu tebliğ kapsamında, ‘İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan’ tüm mükelleflere, en geç 1 Ocak 2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçme zorunluluğu getiriyor. Daha önce Elektronik Fatura Kayıt Sistemi’ne (EFKS) bağlı olan şirketlerin ise 2014 yılı sonuna kadar geçişlerini tamamlamaları zorunlu hale getirilmiştir.

E-ticarette E-Arşiv Fatura'nın temel faydaları ve özellikleri

  • E-ticaret firmalarına maliyet avantajı sağlayacak,
  • E-ticaret firmaları kağıt faturanın baskı, posta ve e-arşiv maliyetlerinden tamamen kurtulacak,
  • Düzenleme öncesi e-faturaları 10 yıl süre ile kağıt ortamında saklamak zorundaydılar. Tebliğle yapılan düzenlemelere göre ise e-ticaret firmaları bundan böyle e-faturalarını elektronik ortamda muhafaza edebilecekler.
  • Tüketicilere büyük kolaylıklar sağlanacak,
  • Kişiler alışveriş yaptıklarında, faturalarını cep telefonlarına veya e-posta adreslerine gönderilebilecek,
  • Gönderilecek faturalar kanuni olarak geçerli bir belge olarak saklanabilecek.
  • Kredi kartı satış bilgileri, e-fatura ile eşleştirilebilecek.

E-Arşiv Fatura'ya geçmek için E-Fatura'ya geçmek gerekir mi ?

E-Arşiv Fatura’ya geçmek için E-Fatura’ya geçiş zorunluluğu vardır.

SORU 

Oluşturulacak e-Arşiv fatura görsellerinde firma yetkilisinin imza sirkülerindeki imza örneği hazır imza olarak kullanılabilir mi? Yoksa noterden ayrı bir tasdik gerekir mi?

CEVAP

Noter tarafından onaylanmış imza sirkülerinde ya da yine noter tarafından onaylanmış imza beyannamenizde yer alan imzayı e-SMM, e-Arşiv Faturada hazır imza olarak kullanabilirsiniz.

SORU 

e-Arşiv Faturamı, iptal edeceğim ayın GİB raporuna iptal kaydını göndererek, ilk oluşturma tarihinden örneğin 2 ay sonra iptal ettiğim bir senaryo olabilir mi? 

CEVAP

Konuyla ilgili olarak öncelikle bilinmesi gereken: ''Gider pusulası ya da iade faturası ile işlem tahsis edilebiliyor ise e-Arşiv Fatura iptali söz konusu olamaz.'' 

Bu durumlar dışında kalan durumlarda fatura iptali halinde tevsik yükümlülüğü tarafınıza ait olacaktır. Örneğin; iptal edilen fatura çıktısı üzerine fatura alıcısının iptal konusunda bilgisi olduğuna dair alınacak yazı, imza ve kaşe alınabilir ve bu evrak kayıtlarınızda saklanabilir.

Oluşturulan faturayı 2 ay sonra iptal etmeniz gerektiği durumlarda teknik olarak böyle bir iptal mümkün olmakla beraber bu işlem sonucu VUK ya da diğer vergi kanunlarına göre oluşan gerekli düzeltmeleri de yapmanız gerekecektir. 

SORU 

Firma tarafından resmi bir kuruma kesilmesi gereken bir hizmet alımı faturasında sözkonusu alım kapsamında çalışan ancak herhangi bir sebeple işe gelmemiş olan parsonel/personellere ait çalışılmamış günlere ait yol ve yemek parasının fatura üzerinde eksi olarak gösterilmesi gerekmektedir. Ancak entegratör firmaya ait sistemde fatura bileşenleri içinde - (eksi) işlem gösterilmiyor. Kağıt fatura üzerinde -(eksi)tutar gösterilmekte idi. Bu konudaki mevzuat nedir. İş ve işlemler nasıl yapılmalıdır.

CEVAP

Mevzuat buna izin vermemektedir ancak faturayı gerçek değerinden düzenleyip not açıklama kısmına gerekli açıklamaları yapabilirsiniz. Fatura üzerine - ( eksi ) bakiye yazılamaz ister eFatura olsun ister kağıt fatura olsun.

 SORU 

Yeni dönem başında e-arşiv faturasına geçeceğiz elimizde bulunan kağıt faturaları e-arşiv faturaları ile birlikte kullanabilir miyiz? 

CEVAP

e-Arşiv Fatura kayıtlı kullanıcıları matbu kağıt fatura düzenleyemezler

SORU 

e-arşiv faturasına geçtiğimizde elimizde bulunan kağıt faturaları iptal mi edeceğiz ?

CEVAP

Böyle bir zorunluluk bulunmamakla birlikte bağlı olduğunuz vergi dairesine başvurarak iptalini sağlayabilirsiniz. 
Mücbir sebep durumlarında kullanmak için bir miktar bulundurabilirsiniz.

SORU - Seri no atlaması. 

Ocak ayında kesilen e-Arşiv faturalarında numara atlaması olmuş. 56 ve 58 numaralı faturalarımız var ancak 57 numaralı faturamız yok.Ocak ayının raporlamasını da yaptık.Ayrıca Şubat ayı faturalarında da atlama mevcut. Entegretör üzerinden yaptığımız bu işlemlerin geriye dönük düzeltmesini de yapamıyoruz. Bu bir problem oluşturur mu izlememiz gereken prosedür nedir ? 

CEVAP

433 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinin '6.2 Belge Numarası' başlıklı bölümünde belge numarasıyla ilgili aşağıdaki açıklama yapılmıştır; ''...Belge numarası içerisinde yer alan sıra numarası, 4 karakter yıl ve 9 karakter müteselsil numaradan oluşmaktadır. Her bir birim koduna ait sıra numarası kendi içinde oluşturulur ve takip edilir. Sıra numarası içerisinde yer alan 9 karakterlik müteselsil numara, her yılın ilk günü itibariyle "1" rakamından başlatılarak kullanılır. Mükellef bünyesinde aynı belge numarası birden fazla kullanılamaz.''

Dolayısıyla belge numaraları müteselsil olarak atlamadan ilerlemelidir. Atlayan belge numaralarının sehven atlandığı ve kullanılmayacağını belirten bir dilekçe ile Başkanlığımız ek hizmet binası Denetim ve Uyum Yönetimi Daire Başkanlığına dilekçe ile başvurabilirsiniz. Ancak bu başvurunuz yapılacak inceleme neticesinde tarafınıza düzenlenebilecek işlemler için bir muafiyet oluşturmayacaktır.

SORU - Gelen eArşiv Fatura

Efatura kullanıcısına kesilip, gönderilen earşiv faturalarını sistemden gelen efaturalar gibi görebilecekmiyiz? 

CEVAP

433 Sıra Nolu VUK Genel Tebliği '3-e-Arşiv Uygulaması İzni' başlıklı maddesinde; ''397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları anılan Tebliğe göre e-fatura olarak oluşturmak,iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.'' açıklaması yapılarak e-Fatura kullanıcılarına E-Arşiv Faturası düzenlenemeyeceği açıkça belirtilmiştir. Firmanız e-Fatura kullanıcısı olduğu halde tarafınıza gelen e-Arşiv Faturalar geçersizdir ve bu faturaların iptalini isteyerek yerine e-Fatura talep etmelisiniz.

SORU - NİHAİ TÜKETİCİLERDE T.C. KİMLİK NO'SU HK.

e-Arşiv kapsamında Nihai tüketicilere keseceğimiz faturalarda T.C. Kimlik no'su bilinmeyen veya yabancı uyruklu kişilerde T.C. Kimlik no alanına 22222222222 yazmamız uygun mudur, veya ne yazılması gerekir.

CEVAP

e-Arşiv Faturada bulunması gereken bilgiler kağıt faturada bulunması gereken bilgileri kapsamaktadır. V.U.K' a göre faturada alıcının TCKN bilgisinin zorunlu olmadığı durumlarda e-Arşiv raporunda söz konusu alanı 11111111111 olarak olarak yazabilirsiniz.

SORU