Şirket ya da işletme sahipleri için birden fazla faturalandırma çeşidi vardır. Ve tüm bu fatura çeşitlerini kullanan şirket oldukça fazladır. Bunlardan biri de proformadır. Şimdi bu fatura çeşidinin ne olduğunu ve hangi amaçla nasıl kullanıldığını sizlerle paylaşacağız. Daha önce hiç işlem yapmayan ya da işlem yapsa da tam ne olduğunu bilmeyenler için uygun bir yazı olacak.
Proforma, gayri resmi varsayılan tahmin anlamında kullanılmaktadır. Proforma fatura ise, bir ön fatura şeklinde tanımlanmaktadır. Diğer bir değişle teklif faturasıdır. Bu fatura çeşidini şirketler genellikle dış ticaret işlemlerinde kullanır. Uluslararası pazarda bir satış sözleşmesi niteliğinde yer alır. Ayrıca bu faturayı kullananlar için kanunen ya da maliye açısından herhangi bir sorumluluğa sahip değillerdir. Kısacası her isteyen şirket, işletme sahibi proforma faturaya sahip olabilir ve bu faturayı kullanabilir.
Proforma faturalar düzenlenme amacıyla ticari fatura şeklinde kullanılamaz. Eğer proforma faturalar kullanılacaksa bu fatura üzerinde gösterilmek zorundadır. Hem kağıt hem de antetli kağıtla proforma fatura düzenlenebilir. Proforma faturada yer alan bilgiler şu şekildedir;
- Fatura tarihi ve fatura numarası
- Alıcı ve satıcının isim ve soy ismi, unvan, telefon, adres bilgisi
- Hizmet ya da ürün bedeli
- Ödeme şekli
- Ürün veya hizmet muhteviyatı
- Ürünün menşesi
- Navlun ve sigorta prim ücretleri
- Malların ağırlığı, ebadı ve miktarı
- Sevkiyat türü
- Faturayı hazırlayan işletmenin imzası
- Ürünün ambalaj özellikleri
- Proforma fatura olduğuna dair ibare
Proforma Fatura Nasıl ve Ne Şekilde Uygulanır?
Proforma, yukarıda saydığımız adımları izleyerek uygulanması mümkündür. Faturanın içerisinde ürünün ya da hizmetin özellikleri, cinsi, fiyatı, satış koşulları ve teslimi gibi bilgilerle yazılma işlemi gerçekleşir. Faturada işlemler satıştan önce yapılır. Fatura hazırlanarak müşteriye gönderilir. Gönderilen fatura kesimden önceki son halini kapsar ve bir sıkıntı olmadığında fatura basılır. Kaşelenmiş proforma faturalar müşterinin gözünde güvenilir izlenimi bırakır.
Faturayı temiz antetli ya da normal bir kağıda hazırlayın. Belli bir şablon üzerinden ilerleyerek faturanın sağ üst köşesine proforma faturanın numarasını işleyin. Aynı yeren tarihi yazın. Hemen buranın karşısı yani sol üst köşeye ise, alı ve satıcının isim, soy ismi detaylarını bulundurun. Hemen orta bölümde satılan ürün ya da hizmetin detaylarına yer verin. Son olarak antetli kağıda proforma fatura olduğuna dair ibare koymayı unutmayın.